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建筑工程公司档案管理制度 建筑工程公司档案管理制度 建筑工程公司档案管理制度 档案管理制度 目的 为增强公司档案管理，提升档案利用效率，依据《中华人民共和国档 案法》、《中华人民共和国档案法实行方法》 、《公司档案管理规定》，结 合公司实质，拟订本规定。 2.档案管理范围 此管理制度合用于本公司所有档案的管理工作。 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经运营行和管 理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图 样、图表、声像等不一样形式的文件或记录。详细的主要分类包含： 文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 公司档案工作推行二级管理。此中：一级管理是指公司总经理办公室 的兼顾管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 每个月由各部门档案管理员构成检查小组对各部门档案管理状况进 行巡逻。 行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进行管 理，各部门依据部门内部档案管理的流程制度，对档案的形成、 整理、累积、存档进行管理。 公司依照《档案法》等有关法律，法例和目标政策，拟订公司文 件资料的归档及保存、利用、判定、销毁和移交等有关规章 制度。 行政人事部负责督查，指导公司各部门档案的形成、累积、整理 和归档工作。 兼顾规划公司各部门的档案工作，负责公司档案采集、整理、保存、判定和收发使用工作。 各部门应当指定专人负责内部的档案管理工作——采集、整理、保存本部门的档案资料，并成立档案目录，以方便入档时能够实时、有效的存案和往后查找复核工作。 坚持平常整理。依据本部门不一样种类文件资料的形成特点，拟订模卷 目录，合理分类寄存，便于利用和归档。 负责本部门文件资料的形成、累积、保存和整理归档工作，保证归档 文件资料完好、正确、系统。 归档模卷做到组卷合理，页码编写正确，模卷目录清楚，模卷标题简 明简要。 保存好本部门应归档的模卷，保证文件资料的安全和保密。 接收档案员的指导规划，按规准时间向档案室移交档案。 档案管理人员负责档案的平常管理工作，对文件、资料等的安全性、保密性负责，而且忠于职责，遵纪守纪，拥有相应的档案专业知识和业务能力。 档案管理人员改动时，行政人事部要对档案交接负有监交责任，且应当 在《档案模卷移交目录》上署名确认。 会计类档案将由财务部一致归档保存，以方便财务查对和审批工作。 4.档案管理原则 档案室一定具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强 光、防泄密等安全条件。 归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保 管要有条理，主次分明，寄存科学。 借出档案资料的时间不得超出一周，必需时能够续借。需要长久借出的 需经档案管理员上报总经理同意。 任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件资料损失的，或对档案进行涂改，抽换，假造，偷窃，隐蔽和私自销毁而造成档案丢掉或破坏的直接责任者，依照公司有关规定进行办理。 归档文件的密级，依照的有关条款确立，绝密类档案应独自入柜保存，严防丢掉和泄密事件的发生；波及知识产权，专利技术和商业奥密的档案要点保存。 借阅归档时如发现档案资料丢掉、破坏、缺页等状况，档案管理员立刻向行政人事部主任报告，经查清责任后并视严重程度做出相应办理决定。 借用存档文件资料时， 档案员应视借阅文档的密级， 要求借阅人填写 《档案借阅登记簿》等相应记录，仔细完美各样借阅手续。借阅人一定保 证档案的保密工作，不得丢失、损毁或扩散阅读范围。 公司档案资料不准外面人员借阅。特别状况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理署名同意，方可查阅，不得抄写或借出。 公司对保存限时已满的档案进行判定，对确无保存价值的档案登记造册， 按档案管理规定经总经理同意后，由销毁档案资料的所属部门负责人 进行监销。 5.档案管理方法 档案档号的编制： 档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依照，它反应公司档 案分类系统和物理地点， 一定切合独一性、合理性和稳固性要求，并能适应计算机管理。 档号编制方法：档号基本构造构成是由公司标记、 分类号、（一级分类、二级分类）年度号和模卷号构成。 档案保存限时 档案的保存限时原则区分为永远保存、长久保存、短期保存三种。工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文 件档案、电子档案、声像档案）列为永远保存；人事档案列为长久保存；会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定履行。 档案的归档 归档范围：可依据实质状况进行归档，详细应由公司各部门的负责人 确立编制。 归档要求：公司各部门每年的文件档案一定第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档；工程项目能够分阶段或许所有完工查收后连同目录一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在持久保存的介质中，连同相应的文字性说明一