Z公司档案管理部门制度.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 Z公司档案管理部门制度  1、公司档案管理部门,设置档案专管岗位,由专人全权负责。  2、文书结案后,原稿由档案专员归档,经办部门视必要留存影本。如为特殊案件因业务处置必要,原稿须由经办部门保管者,应经档案管理主管引导批准后妥为保留,档案管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。  3、检讨文件的本文及附件是否完全,如有短少,应即追查归入。  4、文件的处置手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。  5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。  点收文件后,应依下列方法整理:  1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。  2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。  3、文件如有皱折、破损、参差不齐等状况,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。  档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。  档案分类应力求切合适用。倘因案件较多,前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。