电子文件、电子档案知识讲座.pdfVIP

电子文件、电子档案知识讲座 电子文件、电子档案知识讲座 (一 ) 一 电子档案的产生 近代科技发展史表明，每次重大科学的发现、技术的 创新，都使人们对客观世界的认识产生飞跃；每次技术革 命，都使人们改造自然的能力和推动社会发展的力量，提 高到一个新水平。显示生活的事例无可争辩地证实科技是 第一生产力和社会进步的强大驱动力。 从 1946 年第一台电子计算机诞生至现在，只有短短的 50 多年，电子计算机技术以空前的速度急剧发展，无论硬 件还是软件，都产生多次质的飞跃。在电子计算机技术飞 速发展的同时，电子计算机在政治、军事、经济、文化以 及人类生活各个领域的应用也愈加普遍，成为现代社会和 现代生活不可缺少的工具。 由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机 和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨、照 像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、 图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进 行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、 电子文献资料等，这些都是属于电子文件。具有档案保存 价值的电子文件，必须要归档保护。电子文件归档后即形 成电子档案。电子档案当然要有档案保管部门保存。 电子档案管理应遵循档案收集、整理、保管、利用、 鉴定、统计等管理原则。但它与纸质等载体档案确有很大 区别，它的记录形式是数字化系列。任何电子档案，当使 用技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光盘等载体 后，就永远离不开这种技术和设备，它不能离开这种生成 环境和设备而单独存在，人们只有采用这种记录档案信息 内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它 的信息内容。电子档案的长期保存，却是非常困难，需要 有不断更新的技术和设备作保障。电子文件归档及电子档 案管理需要有技术和设备，电子档案的生命周期是由电子 档案内容而定，而保证电子档案生命周期的存在，取决于 载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档 案与电子计算机软硬件平台的一致性。所以说，电子档案 管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可 把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。 档案种类较多，分类也较复杂，但就记录形式不外乎 以文字、影像记录和数字记录两大类型，而且这两大类型 还会因长期保存和开发利用的需要而相互转换。我们只有 认清电子档案与纸质等载体档案的异同，才能做到对电子 档案管理提出正确的要求，既坚持档案管理基本原则，又 不妨碍电子档案根据自身的特殊性，创建自己的管理方 法、技术和标准。只有如此，才能达到既强调电子文件及 电子档案管理的必要性，又不会放松对纸质等载体档案的 管理，才有可能真正做到在电子档案大量涌现时，我们既 重视电子档案，又能加强纸质等载体档案的管理，充分开 发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代 继续得到全面发展。 二 电子文件的特性 电子文件某些特性与纸质文件有很大区别。要管理好 电子文件，就必须了解其特性。综合国内外对此问题的研 究，电子文件的主要特性可概括为： 1、电子文件是数字化信息技术的产物。电子文件是在 计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们 在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态 只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内 部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编 码的形式存在。 计算机录入汉字的方法有多种，如键盘录入法、扫描 录入法、语音录入法、手写录入法等。用键盘录入汉字、 首先是在输入时对汉字进行计算机的外码转换。可以用汉 语拼音、五笔字型等外码录入汉字。计算机接收了其个汉 字外码之后，接着就把外码代表的汉字用计算机内码记录 下来。计算机内码是以 16 位二进制的数字表示的，也就是 两个字节长。计算机内进行文件信息的存储、传输等处理 就是对这些内码的处理。只有当需要将文件输出时，才将 其汉字内码所对应的字形点阵。也就是字模，以及众多字 模按格式组成文章在屏幕或打印机上输出。 在计算机多媒体技术的支持下，电子文件还可以包括 声音、影像等多种形式。不过这些信息形态就计算机内部 处理来说，也都是二进制的数字编码而已，只是在输入和 输出时，才有其各自的特殊形式。 电子文件从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计