营运资料管理制度.docxVIP

营运部资料管理制度 目的： 为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效 率，使营运工作得以更有效开展，拟制定本制度。 一、 需归档的文件资料： 1. 政府下发的重要文件及相关部门来函； 2. 公司下发的重要文件； 3. 商户资料： （ 1） 商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等） ； （2） 商户日常往来文件（包括传真、函件、申请表等） ； （3）文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等； 4. 部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等； 5. 内部管理资料（各类报表） ； 6. 其它重要资料。 二、 文件的收、发管理 1. 部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资 料管理员办理好交接手续； （ 1） 资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份； （2） 部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送； （3） 资料管理员需将对外发送的文件进行详细登记，复印备份后发送给相关单 位或部门并签收； 2. 需对外发送的文件资料： （ 1） 工作联络单；传真；会议纪要； （2） 部门回函。 三、 文件的传阅、借阅管理 1. 传阅程序、范围和借阅程序、范围： （ 1） 文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，签字认可 后发放部门员工进行传阅； （2） 部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管 理员处进行归档； （3） 部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管 理员处填写《文件借阅登记表》 ，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅； （4） 文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认； （5） 文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还； （6） 部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还； 2. 建立文件网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文件 （ 1）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等 （2） 发布人：相关人员 （3） 发布程序：所有发布文件须经部门经理审核签字后方可进行发布 四、 文件的保管、保存 1. 设立独立资料柜保存本部门重要资料； 2. 所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录并 进行电子备份，以便日后文件的快速查找； 3. 商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管； 4. 租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关 资料，并做好归档工作； 5. 资料保存时间： （ 1） ____资料保存期为年； （2） 合同等相关资料保存期为该租户撤租后年； （3） 部门内部计划、报告等各项文件保存期为年； （4） 专业书籍长期保存； 6. 保管方式：要求书面文档 ( 原件或复印件 ) 五、 文件的保密 1. 机密文件系指： （ 1） 租户与公司的合作条件； （2） 涉及具体数据的相关资料； （3） 对租户和公司有重要影响的文件等； 2. 根据文件的重要性设置不同的文件保密时效； 3. 机密文件的调阅需经部门经理审批同意后方可调阅； 4. 资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度， 树立高度的责任心， 加 强保密意识； 六、 文件的销毁 1. 对于超过保存期限的档案， 由资料管理员登记造册， 经管理员和部门经理共同签字 认可后，方可进行销毁； 2. 销毁文件需由专人负责销毁，严禁将销毁文件作为它用或作废纸处理。 附录： 附件【 1】 《收文登记表》 附件【 2】 《发文登记表》 附件【 1】 发文登记表 N 日 编 O 期 号 文件名称 份 发 数 至部门 签 收 备 注 附件 【2】 收文登记表 N 日 编 文件名称 份 签收人 收文 发文部门 发放单位 收文日期 备注（文件处理结果） O 期 号 数 （发放人） 人 精心整理