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上市公司档案管理制度 一、目的 为加强本公司档案管理工作，提高管理水平，更好地为各项经营管理活动提供服务，依据档案法》、档案实施办法》并结合本公司实际，特制定本制度。 二、适用范围 适用于XXX公司及辖内各公司。 三、档案管理 （一）档案员统一管理公司的全部档案，包括：企业人员档案，企业制度档案，企业财务档案，企业文件档案，企业经营档案、企业建筑工程档案等。 （二）档案管理要求做到收集齐全、分类科学、组卷合理、鉴别准确、装订整齐、编目适用、排列有序、利用方便、安全保密。 （三）行政部按照公文处理办法的规定和要求承办公文，建立收发文登记簿，保证各类文件材料的齐全完整。 （四）需由公司档案室保管的各公司档案由该公司档案员按照XXX公司规定，整理好本公司形成的档案，连同归档文件目录根据归档时限向XXX公司档案室移交，并办理移交手续。 （五）档案员需严格执行保密制度，严防泄密事件发生。 四、文书的立卷归档 （一）文件由档案员立卷和归档。 （二）文书材料归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的各类文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表及简讯。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书、承诺等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等声像档案。 7、反映本公司主要职能活动，存有重要数据信息的移动硬盘、磁盘、光盘、磁带等电子档案。 8、各公司、部门直接形成的有保存价值的文件材料。 （三）不归档文件材料 1、上级机关普发参阅、不办的文件材料； 2、上级机关发来供工作参考的抄件； 3、上级机关征求意见未定稿的文件； 4、重份文件； 5、无查考利用价值的事务性、临时性文件； 6、未经会议讨论、未经公司领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（公司主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； 7、未生效的合同、协议、单据。 五、文书的归档要求 （一）档案员必须在规定期限内将应归档的文件材料收集齐全，按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）规定，统一整理归档，任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。 （二）归档文件质量的基本要求：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持彼此间的有机联系，全面、准确反映公司经营活动的全过程，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求有： 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。 2、归档的文件材料一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为 一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。 3、文件一般归入文件形成年度。 (1)计划、规划、总结、预决算、报告、统计报表等，不能按针对年度归类；(如2009年形成的20XXX年工作计划，应归入2009年；20XXX年形成的2009年的年度工作总结、应归入20XXX年；2009年工作总结和20XXX年工作计划如果是2009年形成的，归入2009年;如果是20XXX年形成的，归入20XXX年)。 (2)长远规划、计划、预算仍按签发年度归档； (3)跨年度的案件，放在结案的一年； (4)跨年度的会议文件归入会议结束的年度； (5)法规性文件归入公布和批准年度； (6)不同年度的文件一般应分开排放。 (三)归档文件材料按内容重要程度结合时间顺序排列。 (1)同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列； (2)同一年度、同一问题的请示与批复排列在一起，批复在前,请示在后，批复与其请示不在同一年度的，可分别归档，但须在备注栏注明参见号； (3)其他文件材料按文号或时间顺序排列。 (四)归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 (五)归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 (六)归档文件目录应装订成册并编制封面。 (七)文件归档时间为次年三月底前由相关人员将本年度文件材料立卷，交档案室。 六、档案移交 （一）公司相关业务人员依据《档案法》的规定和公司档案管理要求，按时向档案室移交档案。 （二）机构撤销、合并或有重大变动时，应按原工作归口人员将全部档案进行认真整理装订，并向档案室办理移交手续，不得散失。 （三）档案员因工作需要调动和退休时，应在离岗（职）之前办好移交手续。 （四）公司主管业务人员在调动工作时，必须在公司人事部及主管领导的督促、指导