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学校会议管理制度 学校会议管理制度 PAGE / NUMPAGES 学校会议管理制度 学校会议管理制度 会议是学校办理平常势务工作的重要形式，会议室是学校举行会议，款待来客的场所。为加强管理，提高学校会议效率，特拟定本制度。 一、行政管理部门管理职责 1、院、系行政管理部门（如：行政办公室）为两级的公文管理部门，负责会议室的管理和使用登记，以及设施管理和环境保护工作。 2、行政管理部门，做好会议的登记和管理工作，及时检查督促会议组织部门做好会议前有准备工作，保证会议室及设施能进得去、打得开、开得成。要明确交待使用会场的注意事项。 3、要制作每个会议室的管理清单，如期检查会议室的门窗、照明、幕布、 横标、及音响、视频设施，保证设施设施圆满、干净和正常使用。规划设置好会场的安全表记和设施标签。 4、每日做好干净工作。要检查各个部门在使用完会议室后，可否将所有设 备设施及时归位，干净工作可否完整，会场可否遗留有其他物品，会场宣传品可否清理干净，门窗可否亲好，电源可否关闭。 5、负责同级院、系的会务工作，做好会前准备，管理好会议签到，做好会议记录。会议结束后做好会议收尾工作，将会议资料整理、装订、归档。 二、会议场所使用审批流程及规定 1、各部门申请使用会议室，需明确使用时间、参加人员等，提前一天以上 到行政管理部门申请使用，填写会议申请登记表达成预定。未经登记严禁使用。 2、同时有两个以上部门申请使用同一会场时，原则上按先后序次先预定先 使用，如有特别情况，需要双方共同协商，从而达成一致。如不能够协商达成一致，由行政管理部门依照会议的轻重缓急情况协调使用。 1 / 4 3、临时召开的紧急会议需要占用会议室与预定会议之间发生矛盾时，要坚 持局部遵从整体的原则，学校会议优先于部门会议、紧急优先的原则办理。如调整预定会议必定由行政管理部门及时通知相关部门。 4、申请会议部门若实质情况有变不需要使用会议室，必定提前半天以上向会议室管理员取消预准时间。 三、会议室使用管理： 1、会议前由会议组织部门自行部署会场、检查设施，熟悉会场的设施及环 境，学习设施的使用和操作，。会前半小时，由申请部门到行政管理部门领取会议室钥匙。 2、会议组织部门要充分预示会议过程中可能带来的安全隐患和设施、设施 损坏，做好会前教育及各种防范措施，会议中发现上述情况就及时制止和办理。 3、会议室的使用部门，要保持室内干净，使用达成后及时清理打扫，将移 动的设施和设施及时放回原位，以方便其他部门使用。任何部门和个人未经赞成不得将会议室的各种设施移作他用。 4、会议结束后 ,会议组织部门负责安排及时整搭理议场所 ,关闭电器、电源设施等 ,如发现设施故障和公物损坏应及时上报行政部门 ,以便及时维修 ,保证其他会议的准时进行。 5、走开会议室前，清点会议室固定财富，保证设施圆满 ,会议组织者方可走开时，锁好门做好安全工作，将钥匙归还人力资源部。 四、会议的组织和纪律 1、会议组织部门会前依照参会人员情况，做好参会人员的地址设计，做好引导表记，准备好会议资料，备好签到表和会议记录单，安排好各个岗位的人员，明确职责。 2、提前半小时进入会场，准备设施，设置签各处，引导参会人员签到和就坐。非参加会议及培训的人员，未经赞成不得随意进入会议室。 2 / 4 3、严禁在会议室嬉戏打闹、大声喧华、随意摆弄设施设施，故意损坏设施设施等行为，若是发现应马上制止，造成损坏的，会后及时要求做出赔偿。 4、会议时期，严禁看与会议没关的书籍、资料，严禁玩手机、玩游戏工， 严禁做与会议没关的工作，需将所有的通讯工具置于关闭状态或震动状态。所属部门负责人应及时制止上术行为。 5、参加重要会议时，要严格依照会议通知要求准时到会，着装整齐、着正 装，佩戴证件，按规定地址或按工作人员的引导就座，会前 5 分钟入场达成。 6、参会人员不得无故缺席、迟到、早退；不得在会场内随意走动或长时间滞留会场外，特别原因确需中途走开会场的，要向组织部门请假。因特别情况 不能够到会的，应提前以书面形式请假。 7、参会人员做好会议记录。重要的培训由组织部门一致在会前发放听课单，会后交到培训组织部门核查，听课单不赞成代写，一经查实将办理双方当事人。 8、各部门严格控制会议进度，严禁召开主题不清、拖沓冗长、不解决实责问题的会议，会前不精心准备、在会上作不着边缘的发言。 9、各部门的会议要例行节约办会，不搞铺张浪费，不宴请与会人员、供应烟酒和高档菜肴，不得发放纪念品及其他物品、额外配发洗漱用品。 五、会议的资料管理 1、学校行政管理部门要设计好会议资料范本，规定好会议资料清单，所有会议的组织部门必定事后整搭理议资料，按规范装订和归档。 2、除各级部门老例例会外，都要整搭理议资料。会议资料依次由资料封 面、计划书、会议通知、会议签到表