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上市公司会议管理制度 一、目的 规范各类会议的召开，更有效地发挥会议在各部门及上下级之间的沟通，保证公司会议的质量及规范性。 二、会议类型 （一）部门会议：各部门自行组织内部人员参加的会议。 （二）专业会议：由相关部门或分管副总召集，相关公司、部门参加的会议。例如：项目评审会、企管、财务、审计或预算相关会议、多部门间业务交流研讨或培训会议。 （三）全辖会议：由XXX公司董事长或总经理召集，公司全体高管、各公司、部门参加的会议。如：半年及全年工作总结会，年度经营工作会、总经理例会。 （四）接待会议：政府、集团公司及合作单位人员来访，并与公司高管或相关业务对口部门接洽沟通的会议。 三、会议通知与主持 （一）会议召集部门须提前草拟《会议通知》（模板见附件2）。部门会议通知由公司、部门负责人签发，专业会议通知由召集部门的分管领导签发，全辖会议通知由总经理签发。 （二）会议召集部门应提前一天将领导签发后的会议通知通过办公0A报至行政部；会议遇特殊情况需改期或调整的，应提前告知行政部，以便及时安排会议室； （三）部门会议和专业会议由主持会议的部门自行通知参会人员。全辖会议、接待会议由行政部负责会议通知（公司法和公司章程另有规定除外）。会议通知应采用0A形式，紧急情况可采用电话或短信通知。 （四）会议通知应明确会议时间、参会人员、地点、会议主题和议程、会议主持人、记录人、参会要求； （五）会议通知应提前一天下发，确保参会人员、会议筹备人有足够的时间做好相关准备工作； （六）有部分高管出席的会议，会议通知发至参会人员外，还应抄送其他高管及相关部门，以便合理安排工作和会议； （七）会议本着“谁发起，谁分管、谁主持”的原则，由相关分管领导或对接部门负责人主持会议。 （八）各项会议应服从XXX公司行政部统筹安排。 四、会场布置 （一）会议场所的布置 会议场所应准备好桌椅、茶水、中性笔、便签纸、宣传资料、电脑、音响以及投影仪。会议室座椅必须摆放整齐，开水瓶、茶杯放置有序。会议室所有的办公设备，应保证干净、清洁。 （二）会议室的座位安排 1、接待会议采用面对面式 会谈通常采用宾主相对而坐（双方各位一边），主方位于背门一侧，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按照左高右低排列。 2、内部会议 内部会议职务最高的人应该位于椭圆形会议桌的一头，以最中间为主,按照领导职务左高右低依次排序。其他与会者可在两侧自由而又依次就座。 3、全辖会议(大型会议)的安排 (1)主席台座次安排的要求： ①主席团指在主席台上正式就座的全体人员。排定主席团位次有三个基本规则：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。 ②在主席台的桌上，每个座位的左侧放置姓名台签，以便领导对号入座，避免上台之后互相谦让。 ③在一些表彰、总结性的大会，应将被表彰，受奖励对象或其代表安排在第一排，并在座位上贴上名签。 ④对上主席台的领导能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。如有临时变化，应及时调整座次，防止主席台上出现座次牌差错或领导空缺。 (2)主席台及群众席座次具体安排 ①主席台席位。领导面向会场时，依据职务的高低安排座次，按照先左后右、由前至后的顺序依次排列。领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，其他依次排列；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。其他依次排列。 ②群众席位。主席台下的一切座席都是群众席。群众席的排座方式应按部门就座。它的具体依据是，当各部门就座时，如果分为前排后排，前排为部门负责人，后排为公司职工。在会议上，发言者应就座于第三排左侧第一个位置；上台发言时，发言者位置应在主席台的右前方。 (3)其他类型活动的座次安排 ①宴席座次安排 宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素，应视情而定。 ②签字仪式座次安排 签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。 ③乘车座次安排 小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。 五、会议服务 会议服务工作按照“谁召集、谁对接、谁分管、谁负责”的原则进行落实。部门会议和专业会议由会议主持部门自行提供会议服务，行政部负责准备会场和会议设备。全辖会议由行政部牵头，相关部门配合提供会议服务。有XXX公司领导参加的对外接待会议由行政部提供会议服务，相关部门做好配合工作。 借用XXX公司会议设备应在会后当天及时