关于会议方案模板锦集八篇.docxVIP

关于会议方案模板锦集八篇 会议方案篇1 （一） 安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住 宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿，但是更有效和 考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先 保留房间，会产生下列问题： 遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者 住在距离会场较远的地方。 参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的 能力。 会场租金可能较高（如会场也在饭店），通常饭店以预 订房间数多寡来考虑场租可否讲价。 因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会 议服务公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作， 善达公关就是您理想选择之一。 （二） 住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪 4种 基本住宿程序是你需要的： 告诉饭店所有参会者住宿经由团体 （主办单位）订房 卡或申请表为凭。 告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。 经由专业会议服务公司代为处理。 经由主办单位的住宿组人员负责。 （三）预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大虽的房 间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特 别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿 的方式分别作说明。 订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接 向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会 议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。 这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印 制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误， 通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也 可以注明有任何税金或服务费。 另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励 参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意 的。 住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付 房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员 名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住 宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括： 注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。 注明杂费由谁负责（如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话 费等）。 房间只保留到抵达日的下午 6时，还是由邀请单位全 权负责。 要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分 别寄给他们 一旦房数被确定后，住宿局 /观光局会提供你一份饭店 资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表 谈房价。 如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这 不但有助于你房价的讲价，同时提出一些参会者可能会问的 问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前 台服务情形。 特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间 给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订 400 间，40间为VIPs（贵宾）使用，其余360间为参会代表，使 用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。 详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了 解： 特别预订多少房间，什么类别和房价。 预订的作业程序。 什么时限内未使用的房间转到一般预约中。 在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的 表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾 （VIPs）则 注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。 工作人员房间预订和免费房间：在一般参会者住宿安排 开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。 一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店 业务人员，包括名字和地址、职称或注明他 （她）在会议中的 工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是 免费房间，由谁支付房间费和附带费用 （如电话、洗衣等）。 工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单 位的成本。 最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表 提供贵宾（逮VIPs）特别礼遇（如送水果、小礼物等），你可能 也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工 作人员。 （四）住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草 拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认 有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单 位或饭店、是否接受电话询问。 虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料， 一般标准表格包括下列内容： 主办单位名称。 会议名称。 会议日期。 会议地点。 收件截止日期。 确认函回信地址。 各饭店的房价。 税金明细。 饭店的地理位置图。 会议方案篇2 一、 目的： 20xx年是公司的观念提升年， 在即将过去的一年里， 公 司提出了 “对标先进找差距，转变观念谋发展”的先进文化 理念，极力推行员工关怀制度，大力培养后续人才梯队，积 极学习和践行新版企业文化，在公司领导和员工上下一心， 积极配合和努力下，大家在思想观念、管理方法、团队整体 素质上都有了很大的进步和提升，在这辞旧迎新之际，为了 让企