档案保管制度.docVIP

档案保管制度 1 目的 规范各类档案的分类管理，保证为质量体系运行和检测活动的追溯提供有效证据。 2适用范围 适用于质量体系运行过程中产生的各种档案管理。 3控制要求 3.1 归档资料应包括： （1）检测技术资料：合同、检测方案、现场检测记录、质量控制记录和检测报告等。 （2）仪器设备资料：仪器设备检定/校准证书或溯源证明、使用记录、期间核查记录和维护维修记录等。 （3）人员管理资料：人员培训记录、上岗证和质量监督记录等。 （4）质量管理资料：合同评审记录、分包记录、服务和供应商评价记录、方法证实和偏离确认资料、申诉和投诉记录、内部审核记录、管理评审记录和不符合工作处理记录等。 3.2归档周期 体系运行过程中产生的各种资料均应归档保存。 归档周期与检测任务周期相匹配。每项检测任务完成后，应及时搜集和归档保存各类记录和报告等材料。多年度检测任务，每年至少归档一次。 3.3电子档案 形成的光盘、录音带、录像和照片等材料，应附文字说明和唯一性标识随材料一并归档。 3.4登记建档 归档材料进行分类、编目和登记建档，档案清单便于检索。检测材料的卷宗要形成规律，保持卷内材料的内在联系，将检测工作所形成的文件材料组成一个或若干个案卷，便于档案保管。 3.5档案保存 档案存贮处应配备必要的安全管理设施，确保档案安全保管。做好防火、防光、防霉、防虫、防鼠、防盗、防潮、防尘和防磁等工作，保证档案的安全完整，可追溯性，做到不失密、不泄密。 3.6保存期 档案、技术资料期限最少为一个资质认定周期，即6年，人员技术档案、仪器档案等长保存。 3.7 档案保管应执行《保密制度》。