《会议组织与服务》电子教案第二章会中服务工作第一节接待报到服务.pdf

会议组织与服务课程教案（第二章） 授课题目 第一节 接待报到服务 课时安排 1 1.了解会议接待的基本概念 教学 2.熟悉接站服务、报到服务、返程票预定服务的主要内容 目标 3.掌握大中型会议接待方案的拟订 教学重点 会议接待的基本礼仪 教学难点 拟订大中型会议的接待方案并完成接待报到工作 授课类型 理论、练习 教学方式 讲授、案例 教学资源 多媒体 一、会议接待的基本概念 会议接待就是由会议组织者安排专门人员来迎接、 送别并服务于参会人员 的活动。接待工作涉及到以下几种要素：来访者、来访意图、接待者、接待任 务、接待方式。 二、会议接待的基本礼仪 在会议接待中，有以下几点应注意： 1. 迎接礼仪 2. 签到礼仪 3. 送别礼仪 教学基本 三、接站服务 内容与教 1. 拟订接站工作安排 学设计 为了做好接站工作， 应专门拟定会议接站的工作安排， 对人员分工、 接站 时间、车辆物品准备等工作作出详细安排， 便于工 作人员遵照执行。 2.接站工作注意事项 （1）要有统一的指挥调度系统。 （2 ）安排足够的车辆和接站人员。 （3）会前通知内容要详细。 （4）工具准备充分。接站牌和接站条幅的制 作要醒目（如图） 。 接站牌 四、报到服务 1. 设立醒目的引导牌和标识牌 2. 发放文件材料 发放的《会议指南》主要内容包括 : 1) 会议日程安排， 包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、 下 午及晚上的具体安排。 2) 住房安排，包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话，是女性代 表、少数民族代表的需注明。 3) 会议分组名单， 包括会议代表总人数， 各小组人数， 各小组组成单位及 部门名称，小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。 4) 会议秘书处的组成，包括备会务小组成员名单、住房号及电话。 5) 会议注意事项、作息时间表等。 3．做好返程票预定统计工作 4 ．随时统计报到人数 5．汇总报到情况 6. 引导与会代表报到的注意事项 （1）如有必要，应查验参会人员的有效证件； （2）报到办理人员业务要熟练，节约报到办理时间； （3）报到人员的分配要合理，工作流程应明确。 五、返程票预定服务 根据参会人员到会之前发来的回执， 或者到会之后提出的要求， 组织者应 安排专人进行统计， 准确汇总所有的订票要求， 明确每一个人、 每一张票的详 细信息。订票登记表的样式可参照下表。 返程车票、机票预定登记表