《会议组织与服务》教案第二章会中服务工作第四节会场服务.pdf

会议组织与服务课程教案（第二章） 授课题目 第四节 会场服务 课时安排 1 1.了解会议记录的主要内容 教学 2.熟悉会议信息服务的主要内容 目标 3.掌握饮水服务的要求与礼仪 教学重点 会议信息服务的主要内容 教学难点 饮水服务的要求与礼仪 授课类型 理论、练习 教学方式 讲授、案例 教学资源 多媒体 一、会议记录服务 会议记录是根据会议的主题、 会议的过程、会议的重要讲话、 会议的议题、 讨论的事项、 提出的意见和做出的决定， 对会议的进展及发言所作记录的一种 纪实性文书。 1．会议记录的内容 会议记录的内容主要包括会议基本情况和会议内容两部分。 （1）会议基本情况。主要包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人 员、列席人员、缺席人员、记录人员等信息。 （2）会议内容。主要包括会议议题、会议发言内容、会议过程、会议讨 教学基本 论的结果等，重要的会议还应有会议主席签名、会议记录人员签名。 内容与教 学设计 2 ．会议记录的方法 （1）摘要记录法。 （2）详细记录法。 （3）录音录像记录法。 对会议记录而言， 录音、录像通常只是手段， 最终还要将录下的内容还原 成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以最大限度地再现会议的全部过程， 这三种方式往往相辅相成。 3．会议记录的写作要求 会议记录的要求主要有三个方面， 一是速度快， 二是真实无误， 三是重点 突出。。 编制会议记录工作，首先要弄清会议的主题、内容、会议的时间、地点、 会议出席人员、列席人员、缺席人员；其次要掌握好编制会议记录的方法，做 到有条不紊； 最后，秘书拟写会议记录后和会议主持人要共同签字， 签字后的 会议记录即已生效且不能更改。 二、会议信息服务 1. 会议信息的类型 会议上的信息极其繁杂， 划分类型的标准主要有三种， 即信息的作用、 信 息的保密要求和信息的传播方式。 2. 会议信息服务的主要内容 （1）收集会议信息。 （2）整理会议信息。 （3）反馈会议信息。通 三、会议饮水服务 1. 会议饮水服务的类型 会议提供的饮水服务主要有三种类型。 （1）提供瓶装水。（ 2）设置饮水点。（ 3 ）为参会者续添热水。 这三种方式各有优缺点， 应根据会议情况灵活采用。 一般情况下， 小型会 议可以不提供饮水服务， 或者采用第二种方式。 中大型会议则应根据需求将这 三种方式结合起来， 对与普通参会者采用第一种和第二种方式， 对于主席台就 在的参会者可以采用第三种方式。 2. 饮水服务的要求与礼仪 开会前应及时准备好充足的开水并放好茶叶， 如果能掌握准确的开会的时 间可以提前几分钟倒好茶水； 杯子把手朝向参会者， 放在容易且方便拿的地方。 一般在会议进行 15～20 分钟后就要开始续水。 要随时观察会场用水情况， 遇到天热时就要随时加倒。 倒水应先从领导开始，依次进行。 如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时擦去。 分组演练会议续水服务。要求每组 5 名同学扮演参会人员， 1 名同学扮演 课内练习 服