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大学仪器设备档案管理办法 为保证学校仪器设备档案完整和规范，充分发挥仪器设备档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《档案法》，《高等学校档案管理办法》等规定，结合学校实际，制定本办法。 第一条、凡作为学校固定资产的仪器、设备在其申报计划、招投标采购、验收、调试、运行、管理、维修、改变、报废等活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的文件材料；全套随机技术文件；仪器设备使用管理中形成的综合性材料均属仪器设备档案。 第二条、仪器设备档案是学校资产管理的重要记录，必须坚持集中统一管理原则，便于开发利用，确保仪器设备档案完整、准确和安全。 第三条、仪器设备档案是国家重要技术储备，是学校资产管理工作重要组成部分，应纳入学校资产设备管理工作。 第四条、仪器设备档案管理必须与仪器设备计划管理、采购供应和使用维护等工作紧密结合，保证仪器设备文件材料的完整、安全是设备管理和使用部门的职责。 第五条、负责仪器设备档案管理的兼职档案人员在调离原岗位时，应及时移交仪器设备档案。 第六条、归档的仪器设备材料应对学校当前与长远工作具有参考价值和凭证作用；应反映仪器设备申购、验收、使用和改变的全过程；应遵循其自然形成规律，保持其有机联系，并与实物完全对应。 第七条、各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料，均需建立档案。 第八条、仪器设备档案的归档范围： （一）仪器设备的全套图纸、说明书、技术条件、操作规程、合格证、开箱记录等。 （二）仪器设备运输、验收、安装、调试的记录，测定数据，性能鉴定材料。 （三）仪器设备运行、使用、检修记录、事故报告、履历书、合同书、协议书等。 （四）仪器设备申购报告、计划、论证报告、上级或主管领导的批复、经费分配方案；订购合同和会议纪要、记录；安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单；验收报告及文件材料；索赔来往函件及结果文件；设备说明书及全套随机文件材料；使用、检修故障事故记录（设备履历书）；技术改变和开发过程中形成的技术材料等。 第九条、仪器设备文件材料不归档范围： 上级普发(非专指本校)、不办的文件；未定稿的管理性文件；未生效的合同、协议书；无查考价值的一般性函件；仪器设备广告、宣传材料、定货会与展销会宣传品。 第十条、仪器设备文件材料归档流程及要求： （一）仪器设备采购和资产管理部门，负责仪器设备文件材料的形成、积累和立卷归档工作；应指定兼职档案员负责学校仪器设备文件的收集、积累和管理。 （二）仪器设备采购使用单位负责提供设备的随机材料、技术性材料和使用、维修记录材料；教务处负责提供设备采购申报计划材料；后勤与资产管理处负责提供仪器设备的招投标文件、验收文件和采购合同；设备采购使用单位负责归档组卷。 （三）单件价值10万元以上（含10万元）仪器设备档案，后勤与资产管理处协同设备采购使用单位归档组卷，报校综合档案室归档管理。 （四）仪器设备使用部门的负责人，科研人员在仪器设备开箱验收后，应及时清点登记随机材料，妥善保管仪器设备技术文件。 （五）根据仪器设备文件材料形成规律，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找组卷原则下，将每项设备的文件材料系统整理，组成一个或若干个案卷；反映仪器设备购置情况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、招投标文件、订购合同、和索赔文件等组成一卷，仪器设备的技术文件（说明书、使用手册等）和验收报告组成一卷。 （六）大型仪器设备开箱验收应有校综合档案室工作人员参加，以监督、检查、指导文件材料的清点、验收，并在验收记录上签字。对文件材料不全的设备，综合档案室工作人员有权拒绝签字并通知验收部门暂缓验收或财务部门暂缓结算，待设备定购部门和厂方将材料补齐后，方可办理相应手续。 第十一条、仪器设备档案归档验收： （一）仪器设备文件材料组成案卷后要认真填写卷内目录和备考表，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹清晰、文面整洁。 （二）仪器设备文件材料归档时需要填写移交目录，内容包括：文件材料名称、份数和移交时间。移交目录一式两份，由仪器设备采购使用单位领导审查后，移交校综合档案室。 （三）归档时间：管理性文件材料每年6月底归档，仪器设备项目材料在开箱验收、调试完毕，运行使用后2个月内归档，引进设备在索赔期满后归档。 第十二条、本办法自发布之日起施行，原《XX学院设备档案工作规范》（XX号）同时废止，由校办公室负责解释。