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四级秘书办事知识点 二、事务管理 1、制定接待工作计划的程序 主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等 （1）了解掌握来访者的来访目的、基本情况 （2）草拟接待计划 （3）与本单位相关部门沟通情况 （4）与来访者沟通情况 （5）报请上司审批 2、安排来访的工作程序 （1）迎接办法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。 （2）送别办法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；%考*试大%来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。 3、安排参观工作程序 （1）初步确定活动的内容 （2）征求对方的意见 （3）修改、确定方案 通知文，以便告知。 8、印章管理的注意事项 （1）经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理 （2）因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止用旧公章时，新公章启用后旧公章应交由制发机关封存或销毁；也可经上级部门批准后自行销毁 9、介绍信使用的注意事项 （1）严格履行批准手续 （2）介绍信的内容要明确具体 （3）要填写有效时间 （4）管理人员对开出的介绍信负责，检查无误后用印，还要盖骑缝章 （5）一份介绍信只能用于一个单位 （6）持信人不能将介绍信转借他人使用 （7）存根内容要同正文内容相符 （8）书写要工整，字迹要清楚，不得随意涂改 （9）要用蓝色或黑色毛笔、钢笔填写 （10）用印要谨慎 10、值班工作规范 （1）坚守值班岗位 （2）认真处理事务 （3）做好值班记录 （4）热情接待来访者 （5）加强安全保卫 11、值班实务处理的方法 （1）对电话或来人商洽的简单事项直接处理 （2）把应由有关部门处理的事项转有关部门处理 （3）对电话或来人商洽的重要事项请示上司后处理 12、值班实务处理的技巧 （1）问明情况，做好记录 （2）重要情况，及时报告 （3）谨防假冒，避免失误 13、商务费用的报销步骤 （1）申请人填写费用申请表并签字 （2）交相关负责人审核并签字批准 （3）商务工作中要向对方索取发票 （4）商务工作结束后将发票附在出差报销单后并签字，再提交出纳部门 （5）提交财务部门领取现金或支票借款或先由申请人垫付 14、安排上司差旅事务的程序 （1）制定商务旅行计划 （2）制作旅程表 （3）准备上司在不同场合的发言提纲 （4）办理出国手续 （5）落实上司出行前的工作 15、办理上司交办事项应注意的问题 （1）要态度和蔼，协商解决 （2）要坚持原则，按章办事 （3）要一视同仁，不分亲疏 16、秘书应怎样有效利用工作时间 （1）接受工作任务要弄清“三要素”：内容、时限、要求 （2）优化办事成果“三比较”：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小 （3）把握好办事“三形式”：单一办事，交叉办事，穿插办事 （4）检查办事效率“三标准”：工作质量，工作速度，对社会和群众的影响 （5）向上司复命“三注意”：不失真，不吹嘘，不邀利 （6）精心准备，提出合理建议；讲究方法，选择适当形式；注重程序，坚持逐级请办；提高艺术，优化请办效果；以缓应急，避免紧张出错 17、如何编制工作日志 至少包括日期、时间、具体工作内容、备注等 （1）手工填写：提前了解上司工作和活动信息并填入日志，也标出自己当日应完成的工作。再逐项落实，协助或提醒上司执行日志计划 （2）电脑输入：使用专用软件MS outlook，方便快捷 18、如何管理上司的工作日志 （1）秘书应确保上司日志信息的保密 （2）要保持两本工作日志信息一致和准确 （3）应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短 （4）熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息 19、库存控制卡的内容 （1）项目 （2）单位 （3）库存参考号 （4）最大库存量 （5）再订货量 （6）最小库存量 （7）日期 （8）接收 （9）发放 （10）余额 20、办理进货的程序 （1）使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物 （2）将购货订单与实物认真核对 （3）在办公用品库存卡的接收项中填入所接收的每一类货物的详情 （4）更新库存卡中的库存余额 （5）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 21、数码相机的性能指标 (1)分辨率。 (2)光学与数码变焦。 (3)镜头。 (4)测光系统 。 。 (5)相当感光度（等效ISO额定值）。 (6)图像的存储格式。 (7)存储卡。 (8)光学取景器。 (9)LCD显示屏。 (10)闪光灯。