如何写一封得体的邮件.pptxVIP

怎样写一封得体的邮件 这辈子，我们只会在邮件里“见字如面” 总结 类型 结构 内容 视角 目 录 类型 汇报类 审批类 会议纪要类 信息同步类 常见的邮件类型 工作汇报类 工作审批类 会议纪要类 信息同步类 周报/月报，其他汇报类型：方案、策略等 人员安排、财务事项、方案策略等内容，通常审批人是项目负责人 万变不离其宗 收件人是全体参会人员，标明To Do List，职责人及事项 收件人是协助处理者，抄送人是需要知悉者，写明同步的目的等内容 结构 发/收件人 标题 开头/开场 正文/段落 结尾/签名 发/收件人 1、如何设置个人昵称显示 2、收件人与抄送人区别 3、邮箱地址错误 邮件标题 开头/开场 1、开头三句有温度、有重点 2、格式工整、使用尊称 正文/段落 1、三个凡是 2、格式调整 3、动宾标题 1、邮件类型（【审批】等） 2、结构清晰，一目了然 3、呼唤和愉悦类的描述 结尾/签名 1、总结和强调 2、祝福和期望 3、个性签名 一封邮件的全部结构 内容 三个凡是 注意事项 写作模型 格式调整 凡是能分段，就分段 你的思考以段落为单位。没有逻辑是分不出段的，同时也不要一句话一段，也是没有逻辑。 凡是能做小标题，就做 1、小标题是路标，降低了收件人阅读的难度，同时防止他的阅读思维不要脱轨。 2、小标题改成动宾短语（完成了……、确定了……、得出了……） 3、为显正式，遇到两个字的动词，保留一个（调整结构→调结构） 凡是能列清单图表，就列 清单图表不仅对方容易阅读，还能帮作者隐掉啰嗦的词。这也就是我们常说的“一图胜千文”。 三个凡是 格式让位内容 避免多颜色、多字体、多大小 分段、加粗和缩进 格式调整 分段负责阅读逻辑 缩进负责层侧关系 加粗负责突出重点 写作模型 1、【论】结论先行，先说结果后说过程 2、【证】以下证上，下面的数据证明上面的观点 3、【类】归类分组 4、【比】逻辑递进，有一定的逻辑顺序 4 3 2 1 尽快回复，体现效率 收到邮件尽快回复，代表你的能力、效率、对他的重视程度；回信的专业方式，代表你的职业化程度，善用抄送、密送、回复、回复全部等。 结尾强调、个性签名 结尾可再次总结邮件内容，强调需要对方跟进的事情，同时加上合乎情形的祝福语；别忘了设计自己的签名，公司、职责、联系方式等。 附件上传及引导 防止忘记上传附件，附件较多，可添加引导标记（详见附件1、2、3……） 图片/表格格式错误 图片直接复制容易出错，使用“图片添加”功能；表格格式不统一，使用图片呈现 注意事项 视角 客户视角 情感视角 专业视角 客户视角 需要站在邮件接受者的角度去考虑，吸引他打开邮件、重视邮件的内容，关注自己发送的邮件 专业视角 邮件作为工作沟通方式，需要展现自己的专业性，给出专业的看法，有利于推动事情发展，给出邮件接受者想要的全部信息 情感视角 邮件是一种沟通方式，需要有温度、有情感，不能是冷冰冰的命令或者说服 三种视角 总结 见字如面 能力提升 态度第一 研究成果 凡是能分段，就分 凡是能做小标题，就做 凡是能列清单图表，就列 内容遵循“三个凡是” 职场素质能力提升、锻炼写作能力、达到自己的目的、留下好印象 写邮件的重要性 分段、缩进和加粗，上下统一 格式调整统一策略 多种视角，最核心的还是同理心 视角：客户→专业→情感 错别字、错格式、附件上传、失效链接等等，都需要二次检查 发送之前多检查 发件人、标题、开头、正文、结尾 邮件结构清晰明了 你和很多人这辈子可能只会通过邮件沟通，“见字如面”。你不一定要打扮的花枝招展，但必须要把自己收拾的干干净净。 THANKS 感 谢