如何开好会议.ppt

2013年7月;1．本次”会议管理”交流背景 （1） 作为工程公司（设计科研企业）,本人有一些深刻的体会,会议作为企业开展日常工作的工具之一，有它积极的意义，但过多的会议在一定程度上又会分散了大家做有效生产的精力,因此在公司管理提升活动中,本人提出了精简会议的建议。 （2）《卓有成效的管理者》 管理的有效性表现在三个方面，其中之一是： 各项管理手段的运用，包括会议 ;学习交流背景;学习交流背景;学习交流背景;学习交流背景;主要内容;究竟有没有必要？;议程;议程;2、科学的安排和选择合适的议程顺序 为保证所有议题按计划顺利完成，主要事项如下： 尽早进行，趁与会者仍然精力充沛时想出对策； 做好议题的最佳安排，以便引出下一个议题（先开花，再结果）； 为最没底的问题做好准备； 尽量让每个与会者感到兴趣和会议的重要性； ;避免占用过多时间影响其他事情。判断该议程顺序的特点，是否不明智、不受欢迎、具有争议性，还是很容易处理、可直截了当或简洁明快地表达与完成，考虑其是否适合安排在特定的位置上等等； ;3、为确保议程的实效性应注意： 所有议程是否适宜在规定的时间内完成？ 有没有足够的时间做会前提示和会前准备？ 有没有哪个主要议题会造成会议的其余议题处于危险境地？ 议程内容是否符合与会者自身的情况（与会者是否是确定议题的最佳人选）？ 会议的形式是否正确（例如培训或说服的时间可能多于提供信息的时间）？ 总之，议程应反映会议的客观要求，符合实际。 ;议程;议程;（二）会议目标（为什么要开会？）实效性应注意： 设置明确、清晰的会议目标，避免类似“讨论降低管理费用”等含糊不清的措辞，相反，要清楚的表明你想“决定在未来12个月减少10%的管理成本预算” 会前提出明确的会议目标的意义： 与会者会理解为什么要开会 与会者将更加尽力并乐于认真准备 会议讨论的焦点会更加集中 会议的进程更容易控制 ;（三）时间选择 1、开始时间： 你仅仅需要一个小时的会议吗？ 如果肯定，那么上午11点或下午4点半开始比较适宜。因为人们要等着吃??或者回家，就不会随便消磨时间。 早上8点半开会也是不错的选择。这时一天许多令人烦心和分神的事情还没有袭扰你。 ;尊重时间： 尊重时间至关重要，一定要按时开会，会议一定要准时开始。如果有人迟到，不要专为他做内容复述（也许会后可为他补补课），并且要当众指出“你最好不要在开会时迟到”。 议程定时： 在议程中为所有事项和议题限定时间十分必要。这样会有助于让大家集中精力专心讨论一个问题。 ;（四）与会人员 一旦确定了清楚的会议目标和议程，就要开始考虑哪些人应该参加会议，哪些人不应该参加会议。（哪些人应该出席；哪些人会认为开会有用；哪些人会有积极的表现；哪些人会制造不必要的麻烦并降低会议的成效；对与会者进行精心的组织与合理的划分，让最适合的人来讨论他们最适合的话题；谁做记录并随后整理成会议纪要。） 预备会议也许有着积极和消极的两面性。;（一）、主持人;7、设置会议规章并使全体与会者遵守 8、根据不同出席人员的情况控制讨论形势（如健谈者） 9、必要时插话提问以澄清所述事物的脉络（减少无谓的争论，引导好会议） 10、确保人人都有发言和表达意见的机会（视会议性质而定，见《唐骏谈如何组织高效会议》） 11、让会议讨论切入要点 12、仔细倾听; 13、随时看表，提醒大家遵守时间，做好对全会场时间压力的管理； 14、对讨论的问题进行清晰和紧凑的归纳总结； 15、应付好突发事件，如因某些议题而引发的激愤、爆发和情绪高潮； 16、做好总结和归纳的陈词（包括最后的会务信息、下次会议时间等的发布）； 17注意引导下一步行动 （这一点在系列会议中特别重要，以防止对与会者在一处做出的承诺又会在另一处被推翻）。 ; 总之，一个称职的主持人会引导会议，掌控讨论，并且以简洁干练的作风、高效务实的精神，在不浪费任何时间的情况下，使会议凸显成效。 ; （二）让会议有一个良好的开端： 良好的会议最好以下列几种形式开始 态度积极； 会议目的与程序清楚明了； 树立主持人掌控会议局势的权威； 营造恰当的气氛（激发创造性思维与进行详细的数据分析所需要的氛围是不一样的；）; （三）激发讨论 有些会议需要激发讨论，如评审会，主持人需要激发与会人参与讨论，确保让最多的与会者最大限度的发言，使随后作出的会议决定能够建立在充分的民主智慧和广泛的群众意见基础之上。 （四）精神专注 一个成功、严肃的会议需要与会者的专注；制定处理临时信息的规则；会议长的话，要组织会间休息；让会外人员做好