苏州市公证档案整理规范——苏司〔2016〕191号.pdfVIP

苏州市公证档案整理规范 为加强公证档案管理，有效保护和开发公证档案资源，提升 苏州公证法律服务水平，根据《中华人民共和国档案法》、《公证 文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》以及公证机构的实际 情况，特制订《苏州市公证档案整理规范》。本规范适用于公证档 案的收集、归档、整理。苏州地区公证机构必须严格按照本规范 的要求，认真做好公证档案立卷整理工作。 第一条 公证档案的分类 公证档案按照年度—公证档案业务种类—保管期限的方式进 行分类，不允许按照公证书号进行分类，在分类前做好公证书号 的登记，公证书号以季度为单位向公证处领导报告缺号情况。 苏州公证档案按业务种类分为5 大类，具体编制如下 公证业务类型 业务种类序号 国内民事 1 涉外民事 2 国内经济 3 涉外经济 4 港、澳、台 5 — 2 — 第二条 公证档案归档范围与保管期限 公证档案是公证机构从事公证业务活动而直接形成的文字、 图表、声像及物品等各种形式的历史记录，包含在公证办理过程 当中产生的各种证明材料，谈话笔录、来往公文、调查材料等。 以下材料属于不归档的范围： （1 ）办理公证之前有关询问如何办理公证的信件、电文、电 话记录、谈话笔录以及复函等； （2 ）没有参考价值的信封； （3 ）其他公证处委托代查的有关证明材料的草稿； （4 ）未经签发的文电草稿、历次修改草稿（定稿除外）； （5 ）不属于公证业务范围的人民来信等。 公证档案按照具体公证事项划定档案保管期限，具体保管期 限表见（附件一）。同一案卷中涉及多个公证事项的，按保管期限 最长事项确定保管期限。 第三条 公证档案的整理 公证档案应当由公证事项承办人在公证事项办结后及时收集 齐全，移交公证处档案室，集中进行整理。公证档案应在公证事 项办结后三个月内完成整理归档工作。归档的文件材料应齐全完 整、签署完备，保管期限划分准确。 1．文件的修整 公证档案在装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。 对已破损的材料要进行修补或复制，复制件放在原件后面一并归 档。去除文件材料中易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。装 订部位过窄或有字迹的材料，应当用纸张加衬边。幅面过大的材 — 3 — 料，应当按 A4 大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附 上抄件（复制件）。需归档的信封应当保留原件，打开展平并保留 邮票（戳）。文件材料的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 2．公证案卷卷内文件排列顺序 同一咨询受理号产生的公证档案独立组卷，卷内文件排列顺 序： （1 ）案卷封面； （2 ）卷内目录； （3 ）公证书正文； （4 ）公证书签发稿； （5 ）公证申请表； （6 ）当事人的身份证明； （7 ）受理通知单（回执）； （8 ）告知书； （9 ）当事人提供的有关证明材料； （10 ）当事人申请证明的文书材料原件，如遗嘱、合同、委 托书等； （11 ）接待当事人的谈话笔录； （12 ）公证处审查、调查所取得的证明材料； （13 ）其他有关材料； （14 ）公证书发送回证； （15 ）缴款凭证； （16 ）附件袋（光盘、U 盘等存储介质）；