办公性费用审核及报销管理制度格式.pdfVIP

办公性费用审核及报销管理制度 1范围 本标准规定了借款及费用报销程序、要求及相应的实施细则。 本标准适用于中美合资公司各职能部门和业务单位，各业务单位可按中美 合资公司分权手册自定审批程序及实施细则，但费用报销标准必须控制在中美 合资公司规定的标准内。 2 引用标准 无 3定义 无 4管理内容 4.1基本原则 4.1.1授权审批原则：借款、预付款及费用报销等财务事项由中美合资公司分权 手册授权审批。 4.1.2价格核定原则：办公用品、信息耗材等物资采购（生产性材料除外）由营 运管理部统一招标确定供应商、采购价格报财务管理部审批备案后集中采购。 4.1.3 费用预算原则：费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，严格控制预 算外、申请额度外和超标准费用的费用开支。 4.2 费用开支标准 4.2.1业务应酬费 4.2.1.1业务应酬费标准具体规定参见附件一。 4.2.1.2报销业务应酬费时必须附上经批准的“业务应酬费申请表”，该表格式 见附件三。 4.2.1.3 除公司统一组织活动外，禁止内部互相请客、送礼。 4.2.1.4 中午外单位来客原则上在食堂安排工作餐。 4.2.1.5各单位业务应酬费按预算须重新核定，按时间进度进行控制，超预算不 予以报销。 4.2.1.6预算外业务应酬费标准事先由经办者申请，经审批后实施。 4.2.2办公费 4.2.2.1办公费包括各单位日常所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费 用，报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费）、 易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。 4.2.2.2办公文具指办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、 起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，各单位在 年度预算总额内控制开支。 4.2.2.3各单位应指定专人负责办公用品的领用和发放，并定期提交需求计划由 营运管理部（行政服务）统一组织招标采购，按月与供应商结算。营运管理部 集中在财务管理部报账，各单位根据领用的办公用品承担办公费用。 4.2.3 邮电费 4.2.3.1 邮电费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、电话初装费 和文件邮寄费。不包括互联网上网费、服务器维护费和数据线路租金。 4.2.3.2各职能部门所属的直拨长途电话、分机、传真机的安装统一报营运管理 部办理和备案，直拨长途电话及传真机应明确管理责任人。 4.2.3.3 电话费统一由营运管理部集中在财务管理部报账，各单位根据实际发生 情况承担相应费用。 4.2.3.4 岗位电话费补贴方案另行制订。 4.2.4差旅费 按出差地点分为国内出差和境外出差。 4.2.4.1 国内出差 a) 符合开支标准的长途交通费用实报实销，经理级（不含）以下人员因特 殊情况乘坐飞机的，须经职能部总监或单位总经理事先书面批准，否则按乘机 费用总额的60％报销；经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。 b) 出差实行事前申请制度，申请时填写“出差审批表”，经理级（含）以 下人员国内出差审批人为主管单位负责人（指职能部总监或业务单位总经理， 下同），主管单位负责人（含）以上人员出差审批人为副总裁或总裁，国外出 差审批人为总裁。 c) 出差人因特殊原因未能事前书面申请的，应通过电话、邮件等其他方式 向主管单位负责人和单位财务负责人申请，并于回公司后三天内补办书面出差 审批手续。没有经过批准的“出差审批表”，财务部门不予办理借款和报销。 “出差审批表”格式见附件四，国内差旅费标准见附件二。 d) 员工多人（同性）一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费按报 销标准的70％执行。 e) 公司委派参加国内各种会议、培训的费用开支，凭会议通知及收费票据 报销有关差旅费用。由会议或培训方统一安排餐饮的，公司不再另外报销伙食 补贴。 4.2.4.2境外出差员工境外（含港、澳地区）出差所发生的差旅费报销 标准另行制定。 4.2.5汽车费 汽车使用管理办法另行制定。 4.3个人借款程序 4.3.1 出差借款 4.3.1.1个人出差借款原则上控制在审定的出差费用预算总额90%以内， 出差借 款填制“借款申请单”，附上经审批的“出差审批表”，按程序办理借款： a)2万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请→所属单位财务审核→主 管单位负责人审批→借款 b)2万元以上5万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请→所属单位财 务审核→主管单位负责人审核→财务总监审批→借款 c)5万元以上出差借款审批