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学院各部门文件材料归档范围 高等学校的档案工作是学校管理的基础性工作，是学校办学历史的见证和经验的总结。为规范学校档案工作，提高档案管理水平，便于各部门及时收集、归档，有效地保护和利用档案，更好地为学校和社会服务，根据《高等学校档案管理办法》及有关档案工作的方针、政策、法律、法规，本着“依法管理档案工作，依法保管利用档案，依法维护档案的完整和安全”。结合我院档案工作的实际情况，现将各部门文件材料归档范围予以公布，请遵照执行。 一、院长办公室 1、上级来文 （1）针对我院的重要指示、批复、通知（永久） （2）与建设及教学、科研等工作有关的方针政策性文件和非我校主管业务但需贯彻执行的文件（长期） 2、学院政文件（永久） 3、院长办公会会议记录、纪要、决议（永久） 4、学院、院办年度、学期工作计划、报告、总结（永久） 5、学院发布和批转的决定、办法、指示、通报和通知（永久） 6、以委、行政名义召开的工作会议材料（永久） 7、院领导在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 及带回的会议文件材料（永久） 8、本院教育事业规划、计划及上级批复（永久） 9、学院综合评估材料（永久） 10、本院向上级的请示及其批复（永久） 11、本院各单位的请示及学院的批复（长期） 12、政工作简报、信息、动态、大事记等（长期） 13、有关全院性工作的调查材料和经验总结（永久） 14、学年报表及综合统计材料（永久） 15、以学院名义与国内外单位协作签订的合同、协议及有关材料（永久） 16、安全、保密方面形成的文件材料（长期） 17、群众来信来访文件材料（短期） 18、与有关院校联系、协商工作的往来文件（长期） 19、本院历史沿革、情况介绍等（永久） 20、学院重要活动等形成的有关文件材料及实物（永久） 21、启用印章的文件及印模、废止印章（永久） 22、举办重大活动形成的材料（长期） 23、全院性的规章制度（长期） 24、开学、毕业典礼大会材料（永久） 25、学校获市级以上各类荣誉证书(永久) 26、其它反映职能工作活动的材料及实物 27、以上归档材料的电子文件 二、办 1、上级组织有关建设的文件材料（如文件是针对本院的，则永久保存） 2、本院委扩大会、书记校长碰头会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件(永久) 3、委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）(长期) 4、委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知(永久) 5、以委名义召开的工作会议材料(长期) 6、校委和上级委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料(长期) 7、委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿(长期) 8、委工作简报(长期) 9、委大事记(长期) 10、委启用印章的文件和印模(永久) 11、委重要统计材料(永久) 12、委与有关机关联系、协商工作的来往文件(长期) 13、委保密、秘书工作的有关文件(永久) 14、重要的群众来信来访及处理材料(永久) 15、本院各级大代表、政协委员名单（册）及审批材料(永久) 16、干部任免、总支换届改选等文件材料（永久） 17、代会文件材料（永久） 18、员转组织关系存根（长期） 19、员名册（长期） 20、新员和员转正名册（永久） 21、其它反映职能工作活动的材料及实物 22、以上归档材料的电子文件 三、外事办 1、上级有关外事（包括港、澳、台事务）工作的文件材料（长期） 2、出国（境）人员考察、访问材料(长期) 3、上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件(长期) 4、外国政官员、各界人士来校参观访问的文件材料(长期) 5、来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料(长期) 6、中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录(永久) 7、本校完成的国际合作项目、成果等材料(永久) 8、工作计划、总结、外事管理活动中形成的材料(长期) 9、双方互赠的礼品、纪念品(长期) 10、其它反映职能工作的材料及实物 11、以上归档材料的电子文件 四、工会 1、上级有关工会工作方面的文件（长期） 2、基层工会干部、会员名册（长期） 3、组织各项活动形成的材料（短期） 4、工会委员会会议记录、纪要（短期） 5、校务公开形成的材料 6、工会工作计划、总结（长期） 7、学生运动会材料（永久） 8、本院教代会、工代会文件材料 （1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等(永久) （2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等(永久) （3）参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票 (永久) 9、学校获市级以上各类荣誉证书（永久） 10、反映重要职能活动的照片、录音带、录