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学院关于加强声像档案管理的规定 为了加强声像档案管理，提高声像档案工作质量，实现制度化规范化，更好地为学校工作服务，充分发挥其作用，结合我院实际，就声像档案的管理问题做如下规定： 一、声像档案的归档范围和归档要求 学校各项工作中形成的或校外单位形成的与本校有关的对学校和社会、当前与长远具有参考价值和凭证作用的声像载体材料。 （一）照片 1，校级、政领导同志的照片； 2，校级领导同志参加本校重要活动的照片； 3，反映校容校貌和基本情况的照片，一般每年拍摄一次； 4，上级领导到校视察指导工作或参加重要活动的照片； 5，社会知名人士到校参加重要活动的照片； 6，学校召开重要会议、举行重要活动的照片； 7，各二级学院、各部门、各单位举行重要活动的照片； 8，外事活动的照片； 9，教学、科研和其他工作中取得的重要成果的照片； 10，市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片； （二）照片的收集和归档要求 1、学校、政领导的照片，反映学校校容校貌和学校基本情况的照片以及学校重大活动、重要会议的照片由宣传处负责拍摄；各系、各部门、各单位重要活动和取得重要成果的照片由本单位负责拍摄。工作或活动结束及时将照片、底片、文字说明交档案室，由档案室整理、立卷、归档。 2、归档的照片必须是原版、原件。 3、在拍摄过程中，要本着勤俭节约的精神，选择有保存价值的资料、镜头拍摄。 （三）录音录像 1、学校重要工作、重要会议或重大活动的录音或录像； 2、上级领导到校视察指导工作或参加重大活动的录音录象； 3、反映校容校貌和基本情况的录象等。 （四）录音录像的收集和归档要求 1、录音由办公室负责，活动或会议结束后，将录音带交档案室整理、立卷、归档。 2、录像由宣传处摄制，将摄制的录像带按要求整理归档并编制目录一式两份，交档案室一份。 二、声像档案的管理 （一）按照声像档案保护技术要求进行保管并建立保管统计、利用等制度。 （二）声像档案一般不外借，如有特殊情况，确需借用时，必须经办公室主任批准并办理借用手续。 （三）对声像档案不得抽出或销毁，在查阅、使用过程中不得遗失、损坏。 （四）本规定自发布之日起施行。