档案管理制度(制度发布).docxVIP

档案管理制度(制度发布) 公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。1、凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期递交原件（或备份）至档案室进行管理，而总经办作为公司档案管理的最高部门负责审核档案资料的完整性、延续性、真实性。2、综合管理部作为档案的主要管理部门，负责公司档案管理、文书立卷的工作，并对各部门档案管理工作进行监督、指导。各部门负责人应重视本 单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或人员负责此项工作。 二、归档范围 1、凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文 3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、函件等） 5、、项目批文、合同； 6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；7、施工建筑设计施工图；技术部门的专利研发资料、图纸、方案；质管部门的中药配方资料、质检记录，生产部门的工艺流程、生产过程记录等。8、各部门及公司各部门年度工作计划及资金计划；9、公司签定的各类合同（含买卖合同）； 10、公司有效证照、证件、印章； 11、具有法律效力及保存价值的文件；12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；14、公司、各部门获得的社会荣誉资料；15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 三、立卷归档要求 1、公司综合管理部应即时做好档案归档分类保管；原则上各部门应在每季各部门档案须进行电子档备份，密级档案电子档备份提交总经办。特殊文件可提前申请归档。公司各部门应及时向管理部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 2、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，××别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。 （3）卷内文件材料应××别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的 （5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 四、档案保管期限 1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 2、确定公司档案保管期限的原则（1）凡是反映公司主要职能活动和基本××面貌的，对本公司有长远利用 价值的档案，列为永久保管。 （2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 （3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 五、档案保密级别 1、档案分一般档案和有密级档案两类。有密档案密级分为绝密、机密、秘密三级。档案的密级由档案提交人提议，由总经办核定密级。 2、档案级别及密级分类 六、档案的借阅 1、公司建立档案室，依据部门在档案室设立档案柜，密级档案另设专柜；档案室门钥匙由综合管理部保管，档案柜钥匙由本部门保管，密级档案柜钥匙由副总或公司授权专人保管。 2、密级档案原则上只许在档案室翻阅，限归档人使用，借阅时除借阅人外，须有一人同时在场；借阅时需经副总以上领导批准，凭“档案借阅申 经理以上领导批准方可。 3、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和总经办鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。 4、各部门因工作需要，借阅本部门的一般档案只需经本部门领导批准即 5、公司各部门借阅非本部门的一般档案须经档案所属部门同意。 6、借阅档案必须履行登记手续，归还的档案要进