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PAGE 1 - 农业科研档案数字化管理问题浅析 【摘要】本文对农业科研档案数字化管理的优点和问题进行探讨，通过制定档案管理制度、完善农业科技档案管理系统、加强人才培养和引进等措施，提出有效对策。 【关键词】数字化；农业；科研档案；规范；提升 档案数字化是现代社会发展的趋势，也是信息时代发展的必然结果，数字化处理后的档案信息，其价值更易被深度挖掘和充分利用。农业科技信息、档案资料通过数字化处理，使档案管理精细化、人工智能化，从而进一步提升档案管理效率。 一、农业科研院所数字档案发展现状 农业科研院所一直沿用传统的档案整理模式，无法实现全文查询、检索，不能满足档案工作日益增长的数据要求，也无法满足日益增长的服务需求。各种条件的限制，在一定程度上使档案信息化整体水平缓慢滞后。根据农业科研院所发展的实际情况，农业科研院所在开展档案信息化建设工作的过程中，不断摸索探求档案管理信息系统的创新与研发，使用符合工作要求的档案管理系统，初步实现了数字档案信息数据的归档与整理工作。 二、农业科研档案数字化的优点 传统纸质档案保管周期较短、成本较高，受环境和时间影响较大，易出现折损和老化，且存在查询不便捷、存储空间大等问题。相对于传统档案管理，农业科研档案数字化有以下几方面优势： （一）数字化档案管理更安全便捷。数字化处理的农业科技档案查询方便，留痕可查、不易损坏，可极大延长档案保管期限，最大限度保证科技档案资源的完整性、真实性和原始性。 （二）提升农业科研档案利用效率。“档案管理系统”对农业科技资料进行信息化处理，简化档案收集、整理、利用各个流程，打造一体化的档案管理模式，可提高农业科研档案利用效率。 （三）存储空间小和节省人工成本。农业科研信息资料多而杂，“档案管理系统”是为档案数字化量身定制的工具，可将海量农业科研信息资料数字化处理，存储空间小、省去多人次手动管理，节约了人力成本和空间。 （四）促进农业科技成果转化。将农业科研成果数字化归档处理，可以满足多个端口查档需求，便于发布成果信息和转移转化。 三、农业科技档案数字化管理存在的问题 农业科技档案数字化有以上多个优点，但在实际工作中，数字化档案管理还存在投入少、人才匮乏、安全利用等诸多不足，具体如下： （一）农业科技档案管理经费不足。建设资金不充足，造成硬件与软件设施不完善，不利于农业科技档案一站式处理，如单位档案管理系统功能单一，仅可简单存储，无法对格式进行转化，每增加一项功能还需要再购买，此后还需要大量的资金对电子档案设备进行维护升级等。 （二）高精专业人员缺乏。档案管理系统软件公司水平参差不齐，频繁更换工作人员，售后服务滞后，出现问题不能及时解决。农业科技档案资料连年不断增加，而档案管理人员配置少，缺乏专人负责农业科技档案数字化工作，单位现有的人力资源难以满足农业科技档案管理需求。 （三）档案数字化建设缓慢，效率不高。农业信息化建设基础薄弱，软硬件设施资金投入不足，配套软硬件设施建设不完善。缺乏单独的机房和专职管理人员。由于档案数量多，大量科研档案资源无法及时同步，造成档案工作数字化转型速度缓慢。 （四）档案数字化利用安全问题。档案信息技术在提升农业科技档案管理效能的同时，信息更容易泄露，部分单位农业科技档案的访问权限不明确，未全面提升安全措施，未建立农业科技档案查阅、调阅台账，存在安全管理漏洞。 四、农业科技档案数字化管理对策 （一）农业科研档案建设规范化。1.农业科研档案建设原则。按照档案管理要求，保证农业科研档案的原始性，确保归档文件材料形成的真实性、完整性、有效性。遵照普适性、实用性、创新性原则，完善农业科技档案数字化管理基础业务和规范化建设。2.完善档案管理制度是顺利开展档案工作的基础保障。制定档案管理制度，规范档案管理工作的各项流程，如将农业科技信息资料及时录入档案管理系统，统一划分档案各类别，明确归档范围和期限，档案需专人定岗统一管理等。3.档案归档管理规范化。各类文件严格按规定及时归档，对文件材料实行电子、纸质“双轨制”归档管理，将生成的纸质与电子文件随时存入文件夹，及时录入档案管理系统，同步移交，实施在线控制。 （二）完善农业科技档案管理系统，推进档案数字化建设。按照农业科技档案特点，将大数据技术融入农业科技档案管理工作中，档案管理系统将产生的档案数据设置路径以年度、内容等为条件，设置相应的分类标准，管理人员需要将各类基础信息扫描，通过相应路径存入档案管理系统，录入档案管理对应的目录分类下，形成新的电子文件，有效节约档案管理成本，对原始档案进行成分保护。结合农业科技档案需求来设置精度检索条件，满足不同主体多元化的档案检索需求，通过对电子档案管理系统的利用和改进，可以使搜索界面更加简捷，只需输入档号就可以查询，并且可以从多个电脑端口查询，从而减少搜索时间，提