航务公司合同档案管理办法.docx

航务公司合同档案管理办法 7.1总则 7.1.1为加强公司经营、施工管理，维护本企业的合法权益，进一步规范公司的合同档案管理，根据档案局颁布的行业标准DA/T42—2009《企业档案工作规范》的精神，特制定本办法。 7.1.2合同档案主要指公司在各项业务活动中产生的合同文本、招投标文件及其它与合同有关的文件资料，经系统整理，定期向档案部门移交的文件材料称为合同档案。 7.1.3公司及所属各单位，对合同档案的管理，要专人负责。档案部门要与合同产生部门经常联系沟通，了解各项目进展情况并负有监督指导的责任，法律事务部负责人对合同资料的归档负有全面责任。兼职资料员要具体做好平时合同资料收集整理工作，保证资料的完整齐全和及时归档。 7.2.1公司及基层各单位需要归档的合同种类主要有： 7.2.1.1建筑安装工程承包、分包合同； 7.2.1.2预制构件购销合同； 7.2.1.3商品於购销合同； 7.2.1.4金属构件加工合同； 7.2.1.5船、机制造、修理合同； 7.2.1.6船、机租赁合同（含民船租用合同）； 7.2.1.7工程技术开发、服务、咨询合同； 7.2.1.8建筑工程勘察、设计合同； 7.2.1.9科研、试验合同； 7.2.1.10材料购销合同； 7.2.1.11设备订购合同； 7.2.1.12运输合同； 7.2.1.13劳务合同； 7.2.1.14修缮、维修合同； 7.2.1.15拖船合同； 7.2.1.16工程中介合同； 7.2.1.17房屋购销、租赁合同； 7.2.1.18财务借贷、担保合同； 7.2.1.19其它业务洽谈合同。 7.2.2归档范围还包括合同形成的前期资料，招标、投标文件（包括未中标文件），均应收集归档。 7.3接收归档 7.3.1公司及基层各单位的业务部门，对已完成的各类项目的合同资料，经业务部门资料员系统整理在合同签订后次年上半年前向本单位的档案部门移交归档。档案部门在接收移交合同资料时，要认真核对，发现缺项，要求移交部门及时补齐后办理正式归档交接手续。 7.3.2归档的合同资料必须是正本或副本。重要合同资料如合同协议书、中标通知书等合同文件,不能用复印件替代，保持合同档案内容的原始性、真实性。 7.4整理保管 7.4.1合同资料可按合同内容的不同及合同产生的时间先后顺序分类整理，装盒保管，便于查找利用。 7.4.2大型项目如分阶段签订合同，其合同资料可按阶段分别归档，由档案部门归入总项目进行集中管理。 7.4.3公司及所属各单位的合同档案划为科技档案管理范畴，按公司关于科技档案分类办法列入经营管理类编目保管。 7.4.4合同档案的保管期限一般为定期30年保存。重要内容的合同档案，可定为永久保管。 7.5借阅利用 7.5.1合同档案原则上只提供归档部门借阅利用。其它部门或外单位借阅利用须经归档部门负责人签字同意后方可借阅利用。 7.6本管理办法自下发之日起执行。