会议管理分析和总结.docx

会议管理制度 目的：为规范会议管理，提高会议效率，对会议管理进行规定。一、会议召集人职责： 1、 会议召集人要提前与能起会议决策性作用人员沟通，在会议决策人员没有会议冲突的情况下再申请发放会议通知，会议通知要求提前 1 天发放，当天发放的会议通知，会议召集人要电话或口头通知和提醒与会人员； 2、 召集会议时，要区分参加人员和邀请人员；具体事务的直接负责人为必须参加人员，之外的为邀请人员，邀请人员可选择性参加； 3、 会议开始后，会议召集人要说明会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,以免跑题； 4、 会议过程中如果出现跑题的现象，会议召集人要及时控制、提醒会议剩余时间和中止与议题无关的发言，以确保回归议程； 5、 属讨论、决策性议题的会议，召集人应引导会议作出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见； 6、 如无特别指定，会议召集人负责记录会议纪要，会后负责整理并发布正式的会议纪要，避免议而不决。 二、秘书职责： 1、 收到会议通知发放需求，预订会议室及准确无误的发放会议通知，会议通知邮件标题要显示会议主题、会议时间、会议地点。以便与会人能快速查看； 2、 遇紧急会议，但预订不到会议室时，要积极主动与其它部门协调解决； 3、 隔天发放的会议通知，在会议开始前1小时，必须发放会议提醒； 4、 当天紧急临时会议，要电话通知与会人员，以保证与会人员准时参会； 5、 会议开始前，要提前20分钟调试好会议用设备（投影仪、笔记本及其它设备），并保证设备畅通；同时准备好会议签到表，并在会议签到表中填上必须参加人员名单，以便会议召集人核对； 6、 紧急重要的会议，在会议设备资源紧张的情况下，要积极与其它部门 协调解决。三、与会人职责： 1、 必须参加人员必须准时出席会议，因各种原因，不能参会者，必须提前向会议召集人员请假，不得无故缺席或迟到,以免会议召集人在不知情的情况下等待而影响会议效率； 2、 到会场后，要及时在会议签到表上签到； 3、 会议期间，手机要调成振动模式； 4、 会议中，发言应言简意赅，紧扣议题,与会议无关的话题，严禁讨论； 5、 遵循会议召集人对议程控制的要求，如需要提前离开会场，要知会会议召集人。 四、违规处理 1、 会议必须参加人员，迟到 2 分钟以内罚款 20 元/次，迟到 2 分钟以上 （含缺席）罚款 50 元/次，未经召集人同意擅自提前退场的罚款 20 元/次； 2、 会议违规处罚由秘书根据会议签到表的签到情况来执行； 3、 罚金在秘书处登记后，将作为研发管理部活动经费； 4、 凡因通知原因造成必须参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由会议召集人和秘书承担。 五、附件： 附件 1：《会议签到表》附件 2：《会议纪要模板》 附件 3：《研发人员违规收款登记表》本制度自颁发之日起开始实施！