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仓库管理中国石油仓库保管工教材第二章仓储管理知识 第二章仓储管理知识 第一节物资保管基础资料 物资保管基础资料是指从物资的接运、验收、保管保养，一直 出库的整个仓储作业过程中所建立的各种原始记录、单据、凭证、账 册等。 一、物资保管基础资料的内容、作用及要求 （一）物资保管基础资料的内容 (l）物资出入库凭证。主要有物资入库验收单、调拨单、退料单 等。 (2）用于收、管、发 中的问题处理凭证。主要有库存物资规格调 整单、事故报告单、库存物资盈亏 申请表、物资储 （运）‘损耗单等。 (3）用于信息传递单据。主要有物资查询单、不能验收报告单等。 (4）反映库存情况资料。主要有物资明细账、物资盘点清册等。 （二）物资保管基础资料的作用 物资保管基础资料是物资保管部门在物资仓储过程中各项活动 情况的综合记载，是物资统计、财务核算、综合分析、信息处理的依 据，是一项最基本的基础工作。因此，加强对物资保管基础资料的管 理，对于进一步提高物资管理水平，有秩序地进行仓储管理活动，减 少物资损失，避免收发差错，不断提高经济效益起着重要的促进作用。 （三）物资保管基础资料的管理要求 物资保管基础资料是物资仓储活动 中不可缺少的基本资料，加强 对其资料的管理，是仓储管理工作的内容之一。 1 / 46 仓库管理中国石油仓库保管工教材第二章仓储管理知识 物资保管基础资料的管理一般有以下几点要求： (l）各种资料应按月装订成册。当年的资料可在本库 （组）保管， 跨年资料应移送档案室统一管理，以便随时查阅。 (2）各种入档资料应按其资料的性质，分别建立档案号，如物资 明细账、收发料单等。 (3）入档的资料应按时间顺序进行管理。 (4）建立健全档案管理制度，手续完备，入档有记录，借阅有登 记。 (5）各种资料的保存期限一般为 10～15 年，超过期限的资料可 统一进行销毁。 二、物资保管资料的填制 （一）物资 货记录 货记录是保管方对 货情况进行综合记载的原始记录，是物资 验收入库的凭证之一。由接货入依据 货物资本体及包装情况，按照 货记录规定的格式进行填写，并由接收入签字认可。 （二）磅（尺）码单 磅（尺）码单是物资验收入库过程中，对物资采取检尺、换算等 方式计量得出的数据的真实记载，是物资验收的基础资料。 （三）验收记录 验收记录是物资验收入库时，对物资数量验收、质量检验等验收 活动的综合记载。验收记录可作为索赔依据和入库凭证。 （四）验收单 2 / 46 仓库管理中国石油仓库保管工教材第二章仓储管理知识 验收单是入库记账的凭证，也是财务部门冲减在途资金及报销的 依据。验收单 由保管员填写，按照验收单的格式内容将物资名称、规 格、计量单位、计划单价、验收数量以及验收制单 日期填写齐全，并 由相关保管入员签字或盖章。验收单记入明细账的收入栏，结存栏增 加。物资验收单有两种形式：一种是由计划员根据供货单位寄达的承 付托收及质量证明书等有关资料填写入库通知单，随有关资料交给仓 库保管员，由保管员将实物验收情况填入入库验收单 ；另一种是当物 资及有关资料已 库，且具备验收条件，经保管员对实物验收