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采购作业流程 1.0 目 的： 规范采购作业，使物料采购过程得到管理和控制。 2.0 范 围： 所有外购物品、物料的采购。 3.0职责 3.1 董事长：负责订单类物料订购最终审批工作。 3.2 总经理：负责订单外物料请购及订购审批工作。 3.3采购部：负责采购报价议价、采购作业处理、物料交期跟进、与供应商沟通物料异常、对帐请款等工作。 3.4 PMC部：负责《物料需求明细表》的制订及物料进度控制。 3.5仓库：负责供应商来料种类、数量的验收，品质报检、入仓办理及不良来料退换货处理。 3.6品管部：负责来料品质的检验判定，以及对供应商来料品质的统计、评估工作。 3.7工程部：新物料样板确认，提供铁料印刷设计文件、刀口尺寸、分色纸稿、物料图纸、材料定额、单位用量等。 3.8业务部：提供对色样罐、配件封样、包材配件印刷文件。 4.0作业程序 4.1 订单类生产物料由物控员根据《生产通知单》及《BOM表》需求转化为《物料需求明细表》的形式请购物料，并经PMC主管签批；设备、行政办公用品、工具、辅助配件等零购材料由使用部门以《请购单》形式提出，再递交总经理核准。 4.2 PMC下《物料需求明细表》给采购时，需将铁罐对色样、各种配件样板一起封样给采购，如特殊情况未有确认样板，则必须待样品确认后再评估物料交货期。 4.3工程下达《BOM表》后，需在1天内将订单相关印刷设计文件、分色纸稿、铁罐刀口尺寸确认给采购，如没有确认给采购，则采购印刷单不能下单。 4.4 业务需在下单后2-3天内提供包材配件印刷设计文件给采购，如未提供，则PMC要求物料交期需待业务提供文件资料后再进行最终评估。 4.5 非订单类物料请购，请购部门应提供实物样板或详细规格尺寸等，如特殊专业配件或物品，必要时由使用人员与采购员共同确认详细规格后再进行采购，确保采购物品功能、质量等符合要求。 4.6采购员收到《物料需求明细表》或《请购单》后要进行核对，结合物料采购周期、最小订购量、供应商资料等进行选择性报价、议价、下单厂家评估，并在1个工作日内完成《订购单》的编制并上交财务部审批，财务部应在1个工作日内审批完订单返回给采购，财务如发现有异常，则应及时反馈给采购处理。 4.7 采购员如发现交期、数量不能满足要求，应在接单后1-2天内与请购人员沟通，经请购部门同意后，方能依新的日期和数量回货。 4.8 采购员将审核、审批后的《订购单》在2个工作小时内下达给供应商，并要求对方在1个工作日内回签。 4.9 采购员每天根据《采购汇总表》按交期进程与供应商保持联系，确保按期、按质、按量交货，如确知供应商不能按期交货，则应提前与请购人员沟通确认。 4.10 如因公司内部原因订单变更或取消，采购须在接到通知后1个小时内书面通知供应商，如订单已生产无法变更或取消，则应立即通知供应商暂停，并同时反馈给PMC沟通处理。 4.11 供应商送货到厂后，仓管员和IQC按照相关作业流程对来料进行验收，如果来料不合格，应在检验完毕后2小时内将来料异常报告传递给采购部门。 4.12 采购员对仓库收货过程或来料检验中出现的异常进行协调和处理，采购部一个小时内与供应商沟通，直至问题解决。 4.13 来料经检验合格后，仓库按规定在1-2天内开《入库单》，办理入库手续；判定不合格时，在暂存区隔离，并注明不合格、待退货，由采购办理退换货手续。 4.14 生产部门退料，被判定为来料不良时，采购员接到通知后于1个工作日内处理，采购部一个小时内与供应商沟通，直至问题解决。 4.15 采购员根据《订购单》约定付款条件，与供应商对账后，根据财务《应付帐款管理规定》对每 家供应商进行请款；现金采购部份，则依财务规定填写《支付证明单》进行报销。 5.0 相关表单: 5.1《订购单》 5.2《印铁加工单》 5.3《采购汇总表》 5.4《请款单》 5.5《支付证明单》 6．0附流程图 序号 工作流程 责任部门 责任人 表 单 工作内容 1 采购下单跟单Y审核审批NG采购订单询价议价需求请购NG物料验收Y物料入仓对帐请款 采购下单跟单 Y 审核审批 NG 采购订单 询价议价 需求请购 NG 物料验收 Y 物料入仓 对帐请款 各部门 PMC部/请购部门 生产订单物料： 《物料需求明细表》 《生产通知单》 《BOM表》 非订单类物料： 《请购单》 订单类物料，PMC根据《生产通知单》及《BOM表》拟定《物料需求明细表》。 非订单类物料，各部份填写请购单，呈总经理审批后交采购部。 2 采购部 采购员 采购主管 供应商报价单； QQ、微信报价记录 采购依据材质规格在长期合作供应商中货比三家，询价议价，无长期合作供应商则寻找新供应商报价 3 采购部 采购员 采购主管 《订购单》 《印铁加工单》 采购员编制订单 采购主管审核订单 4 财务部