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集团企业邮箱管理制度 XX 化化工工集集团团企企业业邮邮箱箱使使用用规规范范及及管管理理制制度度 一一、、目目的的 为了进一步提高 司的信息化工作水平，便于全体员工对外联络工作和各部门间 的交流与合作，提高工作效率；为保证 司信息传递的安全、稳定、可靠和正确，特 制订本办法。 二二、、适适用用范范围围 1. 集团总部所有人员，工厂各科室主管级以上管理人员； 2. 技术、营销、财务、统计、仓储物流等人员； 3. 其他领导特批人员等。 三三、、权权责责 企企业业邮邮箱箱管管理理员员：： 1. 负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护，对于违反本制度的员工，随时有权 停止和取消其服务帐号； 2. 负责 司邮件资料的保密工作，定期检查邮箱的使用情况，更新、删除邮箱名 单，确保邮箱资料的准确率； 3. 根据 司发展的需要和要求，对邮箱设置及时做出调整； 4. 及时给各部门提供邮箱各类技术支持，保证各部门工作顺利开展； 5. 司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪： （1）已离职的销售人员邮箱； （2 ）邮箱收发异常，有泄密可能的； （3 ）邮件来往中发现病毒较多的； （4 ） 司重要邮箱； （5）其他重要邮件需进行跟踪的。 四四、、申申请请流流程程 1. 申请人填写 《企业邮箱申请单》，呈部门负责人、邮箱管理员审核； 2. 邮箱管理员根据审核情况，设定申请人用户帐户和初始密码； 1 集团企业邮箱管理制度 3. 申请人接到邮箱地址后，即为该邮箱的使用责任人，申请人应对其邮箱传播的 所有活动和事件负责。 五五、、具具体体设设置置及及使使用用规规范范：： 1. 设置规范： （1）企业邮箱登陆地址为:http :// ； （2 ）用户名: 个人邮箱名称以员工名字拼音全写来命名。部门科室邮箱以科室名 字全拼命名。后缀@QQ.cn；例：韩梅梅，邮箱名字为：hanmeimei@QQ.cn；人力资源 部，邮箱名字为：renliziyuanbu@QQ.cn 。用户名严禁改动与调换。 （3 ）邮箱的初始密码为 Asd25 ，登陆邮箱后必须修改密码为复杂密码，长度为 6-16 位。 （4 ）邮箱账户设置中个人信息为：本人真实全名及联系方式； （5）默认个性签名规范如下： （10 号字体 加粗 黑色） 河河北北 XX化化工工集集团团有有限限 司司 Hebei XX Chemical Group Co.,Ltd xxxx 部部 （（部部门门名名））xxx （（姓姓名名）） 座座机机：：031X-XXXXXXXX 手手 机机：：XXXXXXXXXXX 网网址址：：http://www.ydchem.c 地地址址：：石石家家庄庄市市 XX区区 XX大大街街 9 号号 XXXX大大厦厦A座座 100 层层；； 2. 使用规范： （1）员工发送对外邮件时，必须包含以下内容： A.称谓：包含“先生、女士、部长、经理”等敬称； B. 问候语：如“您好 ！”、“早上好”、“工作辛苦了”等； C.需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁； D.告知邮件中的附件个数以及内容描述； E. 结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请 立即回复”等内容； （2 ） 司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。以下