信息沟通与交流控制程序.doc

PAGE 保密级：B 文件名称: 信息沟通与交流控制程序 文件编号: QP-04 制定部门: 总经办 版本/版次: A/1 生效日期: 分发单位: 单位 总经办 副总经理 业务/客服 工程部 品保部 采购部 PMC部 设备部 份数 1 1 1 1 1 1 1 1 单位 管理部 财务部 资 材 白片中心 丝印中心 NB部 份数 1 1 1 1 2 1 制定/日期 审核/日期 核准/日期 发行章 2018-1-18 2018-1-19 文件修改履历 NO 修订日期 修订内容摘要 页次 版本 1 2015.8.15 首版发行 1-4 A/0 2 2018.1.18 修改7.1条款 1-4 A/1 保密级：B 文件名称 信息沟通与交流控制程序 文件编号 QP-04 制定部门 总经办 版本版次 A/1 页次 第 PAGE 5页 共4页 1．目的 规定信息的沟通渠道,使公司内部信息、供应商信息、客户信息及相关方各种信息能够及时、准确地接收和答 复,确保公司管理体系的有效运行。 2．适用范围： 适用于本公司与质量、HSF、环境、职业健康安全相关的内外部信息的传递、沟通与处理。 3．定义： 无 4．职责 4.1各部部门：负责收集与处理各自工作范围内的信息以及与其它部门的沟通与交流； 4.2总经理：负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5．工作程序 5.1外部信息接收与处理： 5.1.1业务/客服部须确保跟单人员与业务员对客户需求的表述的一致性,业务/客服部在客户收到产品、HSF环保等相关信息时,须及时传递各部门： 如是新产品设计、变更等方面的信息传达给工程部,由工程部将产品评审结果反回业务/客服部,对新产品的测试标准、环保标准或检验规范,传达给品保部； B．如是产品订单的信息,传达给PMC部,由PMC部按订单评审结果返回业务部,复印件分发采购、品 保、生产、资材等部门； C．如是客户投拆、退货等方面的信息传达给品保部,由品保部将改善结果返回客服部； D．如是客户GP标准、稽核信息,传达给体系小组。由体系小组视情况组织GP标准评审,或召开客户 稽核准备会议； 5.1.2采购部在供应商收到物料、环保信息时须以书面等形式及时传递： A．如是物料交期延期或停止供料信息,须及时传达给PMC部及副总经理；由PMC部视情况组织召 开生产调解会议,计划调整结果送至客服部,由客户服与客户沟通； B．如是供应商稽查资料、GP检测报告及相关环保资料,须交品保部； C．对GP测试不合格由品保部报备管理者代表。汇总结果传给客服部； 5.1.3管理部对收到的环境法律法规信息,须及时提交给DCC记录和保存。最新法律法规由管理部用内部网 络、张贴栏方式在公司内传达；对严重的相关方投诉,应及时交环境管理者代表处理； 5.1.4总经办对收集的最新欧盟环保法规或客户标准修订最新的环保标准,用内部网络在公司内传达。 5.2内部信息与外部沟通 5.2.1若公司内部要进行有关的产品工艺、物料、作业场地、设备等变更,由工程部通知客服与客户沟通； 5.2.2若成品检验发现品质异常,经评审可实施让步接收时,由客服部与客户沟通； 5.2.3采购部对公司的物料标准、GP标准、物料变更、投诉、审查等信息传至供应商； 5.2.4若产品品质、GP发生异常,由品保部及时通知客服部与客户沟通,实施召回； 5.2.5订单评审结论,生产能力达不到订单要求而影响交期时,会议结果由客服部传给客户。 5.3公司内部信息交流与沟通 5.3.1会议沟通与交流,公司定期召开例行会议,对重大意外事件召开临时性会议。具体规定如下： A.定期例会： 会议名称 周期 会议目的 准备资料 主持人 参会人员 会议跟踪 经营会议 年 年度经营总结、计划执行分析及调整 年度总结报告 总经理 部门经理及 以上成员 总经办 公司早会 月 月度经营总结 及下月安排