文件编号管理制度.pdfVIP

文件资料编号管理制度 1.目的 确保公司重要文件资料具有唯一编号，便于文件资料的识别、追 溯和控制，保证公司文件资料体系有效运转。 2.适用范围 本制度适用于公司经营管理过程中，所涉及的全部文件资料的编 号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡公司需进行编号管理的文件资料、资料，在编号时均应按照 本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件资料。 2. 由企业发展部负责制订公司文件资料分类的编号方法，并指导 各部门专职人员执行。 3.根据文件资料类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发 利用。 4. 文件资料类别 4.1 文件资料 1. 管理制度 2. 技术文件资料 3. 合同(招投标) 4. 外来文件资料 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件资料编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称 公司全称：湖南 XXXX 智能工程有限公司 简称：XXXX 5.1.2部门代号 QF--企业发展部 ZH--综合部 ZX--管理咨询部 GC--硬件研发部 RJ--软件研发部 5.1.3 日期代号 统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件资料是 2011 年 1 月制定的。 5.1.4流水号 统一采用三位阿拉伯数字编码，例如 ：“001”代表第一份文件 资料。 5.1.5文件资料版本编号 下面是对文件资料版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以 根据项目需要延伸到若干层。例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦文 件资料版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。版本编号不断变化 为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋 升为 2.0，2.1, 2.2 等。 5.2文件资料编码结构 ZZZZ/XX—XX—XX—YYXX—nnn 流水号(000-999) 日期代号(年年月月) 文件资料类型 部门代号 企业代号/文件资料(记录) 5.3文件资料分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件资料 格式：ZZZZ/WJ-QF-ZD-vdd 格式说明：公司名称/文件资料类别-部门缩写-制度缩写-版本号 5.3.2合同(招投标)协议 格式：ZZZZ/WJ-QF-T-yyxx-nnn 格式说明：公司名称/文件资料类别-部门缩写-合同类型-年月-流水 号 T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同； T-技术开发合同；O-其他合同） 5.3.3外来文件资料 格式：ZZZZ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn 格式说明：公司名称/文件资料类别-外来公司名称-需求相关-年 月-流水号 5.3.4技术文件资料 格式：ZZZZ/WJ-RJ- （AB）BB-yyxx-vdd 格式说明：公司名称/文件资料类别-部门缩写- （项目名称）工作 过程名称-年月-版本号 相应工作过程名称的简称 （例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果 要使用，应该遵守下面表格中的标准。 验收测试计划 （Acceptance Test Plan） ATP 验收测试报告 （Acceptance Test Repor ） ATR 检查单 （Check Lis ） CL 程序修改报告 （Code Difference Repor ） CDR 软件构成设计文件资料 （Software Componen CDD Design Documen