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英文信函写作格式与规范 英文信函写作格式与规范 2. dateline 中文书信的日期写于落款之后，而英文信函的日期位于信端之下，信内地址之上。根据英美不同的习 惯，日期可有两种写法。如2003 年5 月20 日可写作： 20 May 2003 （英式写法） May 20, 2003, 或May 20th, 2003 （美式写法） 注意：月份应用英文写出，不以阿拉伯数字代替，因此，上例日期不可写成2003，5，20。此外，美式 英语要求月份与年份之间用逗号隔开，但英式写法在月份与年份之间一般无逗号。 (4) 称呼(Salutation) 称呼自成一行,从信纸的左边顶格写起。通用的称呼是“Dear…”，其后接逗号。 采用何种称呼应根据写信人与对方的关系及认识的亲疏程度。 ① 一般性的称呼有： Dear Mr. … ，（用于男士） Dear Mrs. … ，（用于已婚妇女） Dear Ms. … ，（用于女士，已婚未婚均可，尤用于对婚姻状况不确定者） Dear Miss … ，（用于未婚女士） “Mr.”，“Mrs.”，及“Ms.”之后可加缩约号“.”，也可不加；但“Miss”之后概不加标点。 “Dear”之后接收信人的姓氏，如“Dear Mr. Smith，” 注意：不写成：“Dear Mr. John，” 亦不写成：“Dear Mr. John Smith，” 习惯用法是：“Dear John，”或“Dear Mr. Smith，” ② 较正式、尊重的称呼也可采用头衔或职务，如“Dear Prof. Smith，”“Dear Dr. Smith，”等。 ③ 在收信人为不知名者的公务信函中，称呼可用： Dear Sirs，（当收信对方为单位/公司，而非某人时） Dear Sir，（当收信对方为不认识的男士时） Dear Sir/Mada ，（当收信对方为性别不明的陌生人时） Gentlemen，（只用复数形式，且之前不加“”，属美式英语用法） ④ 称呼偶尔也用“Messrs.”，表示收信人为两位或多位男士（如 Messrs. J. Smith R. White）， 但在更常的情况下表示收信对方是以人名命名的公司。 ⑤ 收信人为熟友，可直称其名，如：“Dear Mary，”，“ My dear John，”……等。 (5) 信的正文(Body of Letter) 正文是信的主体，一般由开场白—主体段—结束句/段组成。 在开场白中，应该直截了当的陈述写信的目的：是致谢？道歉？祝福？咨询？建议？批评？请 1 求？……。这与中文书信的习惯不同。在中文信中，我们常用诸如“你好！”，“近况如何？”等客 套话开头。在写英文信时，应避免受此影响。切记不要把最重要、最醒目的第一句或第一段浪费在诸 如“How do you do？”，“How are you？”等无关紧要的词句上。 信的主体部分可根据需要，分段叙述。表达应做到准确、简要、得体。准确指的是内容（包括数字、 人名等细节）准确无误；简要首先应避免使用老式八股套话（诸如“I beg to acknowledge receipt of your letter.”等）；得体指的是表达符合英文习惯，措词与语气适合通信双方的亲疏关系。如公文 信函做到语气礼貌但不谦卑，直接但不粗鲁，简洁但不唐突。 (6) 结束敬语(Complimentary Close) 结束敬语是写信人对收信人的一种谦称，最通常用的结束敬语是： ① Yours faithfully，（英式用法） Faithfully yours，Truly yours, （美式用法） （用于收信人为陌生人的正式公务信，对应于称呼用“Dear Sirs”，“Dear Sir”，“Dear Sir or Madam”， 的正式信函。） ② Yours sincerely，（英式用法） Sincerely yours，（美式用法） （用于称呼为“Dear + 姓氏”的正式或非正式书信。） 结束敬语第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。 应该避免使用诸如“We remain yours faithfully”，“Respectfully yours”，等老式结束敬语。 (7) 签署(Signature) 签署是写信人自己的签名。署名不加头衔，即不在自己的名字前加“Miss”、“Mr.”、“Prof.” 之类的头衔。若因业务需要，必须让对方了解自己的性别或职务，可在签名下行用