采购作业的基本流程.docx

采购作业的基本流程 综述 采购作业的起点是拟定采购订单说明书，详细描述企业的要求，接着是按订单说明书 的要求来选择供货商，与供货商就采购合同进行谈判，达成协议后，发出订购单，一项采购作业基本完成。 一、拟定订单说明书 ⑴ 功能规格说明 功能规格说明即物料必须满足企业需求。使用功能规格说明的优点如下： *潜在的供应商不会被埋没； *新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。 *最主要的是可以以此创建一个标准，所有的概念都将以它为标准进行评价。 ⑵ 详尽的技术规范 指物料的技术性能与特征。通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的行动计划中。 为避免规范过细导致说明太多，操作起来困难而效率低下，我建议你采用有如下内容的订单说明书： ① 质量标准：描述物料如何交付（是否有质量证书）和物料要满足什么技术规范和标准。 ② 物流标准：说明需要的数量和交货时间。 ③ 维修要求：描述物料如何由供应商进行维修和服务，将来是否需要供应备件。 ④ 法律和环境要求：决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。 ⑤ 目标预算：说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决方案。 总之，通过拟定订单说明书，目的在于： *确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。 *防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明——保持在供应商选择的可能性上的开放。 *将被核准的规格的改变，用明确的程序记录