秘书实务第四章1会前.pptVIP

3.拟订会议日程应和注意的问题 （1）会议日程安排秘书人员只能根据实际情况草拟，草拟以后报请主管上司审查，审查通过后可以正式印发； （2）在草拟会议日程安排时，秘书人员要有得体谦虚的态度，多向办公室其他同志请教。 第三十页，共五十页。 企业文化的核心，反应……。 企业文化的中间层次，是…… 完成前面的实训题 第三十一页，共五十页。 小知识 领导讲话稿的写作 领会领导意图 把握受众心理 ——为什么要讲？ ——我能知道什么？ ——要讲什么？ ——与我有什么关系？ ——想怎样讲？ ——下一步该怎么办？ 第三十二页，共五十页。 一、实训目标 掌握布置会场的方式方法。 二、实训背景 公司即将召开客户联谊会，开会之前，总经理王宏让秘书王晨对会场进行布置和整理，以便会议正常进行。如果你是秘书王晨，应该如何去布置会场？ 三、实训内容 按照要求演练布置会场和选择会场布局的过程。 实训项目四：会场布局和会场布置 第三十三页，共五十页。 四、相关知识 布置会议场所也是会议前期准备的重要工作。布置会场主要包括会场布局、座次排列、会场装饰等。会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很重要的作用。 （一）会场布局 会场布局有多种形式，要根据会议的性质、规模、需要等来选择和安排。 第三十四页，共五十页。 1.礼堂式 也叫剧院式，即面向房间前方拜访一排排座椅，中间留有较宽的过道。 特点是在留有过道的情况下，最大限度地摆放座椅；但观众没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。 第三十五页，共五十页。 2.教室式 是指房间内将桌椅端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。特点是可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。 第三十六页，共五十页。 3.弦月式 是指房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子只放在桌子的一面，以便所有观众都面向屋子的前方。 第三十七页，共五十页。 * 企业秘书工作实务 主讲：文晓玲 第一页，共五十页。 一、会前准备 二、会中服务 三、会后扫尾 第四章 会议管理（办会） 第二页，共五十页。 1.了解会议管理工作的主要内容 2.提高秘书会议管理能力 教学目的 第三页，共五十页。 “办会”是秘书工作的重要组成部分。优秀的职业秘书必须熟练掌握会议管理的相关技能，学习组织会议的方法和注意事项，熟悉和了解会议活动的基本常识，提高自身的从业素质和技能。 引 言 第四页，共五十页。 企业文化的核心，反应……。 企业文化的中间层次，是…… 一、会前准备 张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特别忙，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，于是她及时成立了会议事务小组，安排了会议方案的筹划、会议的接待、会议材料的准备、会议服务、内容记录、编发会议纪要等工作，尽管做了很周密的准备，可开会时还是出了很多措手不及的问题，来宾临时增加了几位，由于事先没有准备，所以会议材料不够又临时准备，招待食宿安排也很被动，会议开完后，有一份很重要的资料没有及时 案例导入 第五页，共五十页。 收回，有些客户开完会就要离开，张梅和其他的工作人员费了好大劲儿，挨着个的找，好不容易才收上来，还特别担心材料的泄密……事后，张梅主动向领导做了会务工作的总结，指出了自己的失误，经理对张梅的努力给予了肯定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看我们工作做得是不是够细致、扎实。” 点评：会议管理是一个综合性极强的工作，会前、会中、会后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、细致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简单，实则有着很高要求的工作。 第六页，共五十页。 会议工作流程： 会前准备：拟订会议计划书，选定会议议题，拟订会议议程、日程，准备会议文件，确定出席、列席人员，与会人员编组，选定、布置会场，制作会议证件，发会议通知，制定会议须知、申请会议经费。 会中工作：负责会议报到，会议记录，会议简报，会议值班，处理突发事件，引导与会人员离开会场。 会后工作：清理文件，安排离会，修订文件，撰写纪要，结算会议经费，评估会议效果。 小知识 第七页，共五十页。 一、实训目标 掌握会议计划书的写作内容。 二、实训背景 吉林华桥外国语学院教务处、学工处定于6月12日（星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业生座谈会，内