01文件管理程序E.docxVIP

北京安泰钢研超硬材料制品有限责任公司 程序文件 文件编号：QP-01 共4页第1页 文件控制程序 第E版 第0次修改 .目的 为了加强质量管理体系有关文件的管理控制，建立公司文件编制、审核、批 准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和各相 关场所使用有效的文件。 .范围 适用于与公司质量体系要求有关的所有受控的一、二、三级文件和资料（包 括硬拷贝和电子信息软件，以下同）。 .职责质量控制部是文件控制的归口管理部门。 2各相关部门负责各自部门专用文件的起草、修改、回收、销毁、审批和保管 工作。 .引用文件QP-02《记录管理程序》 .程序和要求文件的制定和修改 1公司质量管理体系文件分受控文件和非受控文件。受控文件一般指重复使 用的一、二、三级文件，非受控文件一般指一次使用的通知类文件。文件制定部 门注意区分是否为受控文件，本程序规定适用于受控文件。 2文件由制定部门根据实际需要起草文件，识别与其它文件是否冲突和与其 它部门运作有关联时，进行必要的沟通，征得相关部门的意见。 3制定受控文件应先到质量部索取文件编号，文件制定部门要注意文件的格 北京安泰钢研超硬材料制品有限责任公司 程序文件 文件编号：QP-01 共4页第2页 文件控制程序 第 E版 第0次修改 式符合规定，内容明白无误，字迹清晰可辨。 5. L 4文件制定部门严格履行审批手续，以确保文件的适宜性和充分性，即：编 制/修改、审核、批准人员签字（具体规定见质量手册《文件编制、审核、批准 的职责和权限规定》），规定生效日期。 文件的修改，由原制定部门负责并履行审批手续，特殊情况下由指定的部 门（人员）审批时，制定部门向审批部门（人员）提供有关的背景材料。 5. L 6修改后的文件要标明现行修订状态，以防误用。 5. 2文件的发放公司的第一、第二级文件，由质量控制部履行发放手续，第三级文件由制 定部门履行发放手续。 5. 2.2文件在经过批准后，发放部门充分考虑文件发放范围和份数，复制文件， 加盖红色“受控”印章。 发放部门确定发放编号，建立发文登记，登记的发放编号务必与文件上的 发放编号一致，便于追溯。及时将新文件发放到有关部门或车间，同时收回、销 毁相应旧文件（失效版本、作废页）。 5. 2.4收文部门或车间在收到受控文件时要填写《收文登记》，标明受控文件， 建立收文台帐。 5. 3文件的管理5. 3.1文件的使用单位，必须严格执行文件的规定，妥善保存，保持文件的严肃 性。文件设专人保管，不得丧失、损坏、涂改和随意外借，收到新文件时交回作 废文件，确保使用的文件为有效版。 北京安泰钢研超硬材料制品有限责任公司 程序文件 文件编号：QP-01 共4页第3页 文件控制程序 第E版 第 1次修改 5. 3. 2因特殊需要保存失效或作废的文件，由保管单位在文件上明显标明“作废 留存”标识及作废日期，以防误用。 5. 3.3第一、第二级文件的审批原件由质量控制部存档，第三级文件的审批原件 由起草部门保存。 5. 3.4第四级文件（记录）的管理，按QP-02《记录管理程序》执行。 5. 3.5外来文件（如国家标准、法律法规和顾客提供的标准、图样）由接收文件 的部门转该文件的主管部门，经主管领导确认，填《外来文件使用卡》，报总工 程师（分公司总经理/分公司副总经理）批准并在质量控制部（技术质量部）备案后 发放使用。外来文件的主管部门负责跟踪其修订状态，对外来文件的其他控制按 公司内部受控文件执行。 5. 3.6质量控制部规定文件控制的表头格式，负责公司第一、二、三级文件的统 一分类、编号、备案，建立和更新受控文件目录清单，包括：质量手册、程序文 件及其发放范围记录，作业文件目录（技术中心、技术质量部负责提供所有技术 图纸目录清单）、外来文件目录。 5. 3.7受控文件经原制定/修改审批人员的审批作废后，由申请作废的部门负责 将审批手续反应到质量控制部，质量控制部修改文件目录清单。 因内外环境变化、重大质量问题、采取纠正预防措施或受控文件在实施中 如发现不适宜、不充分要及时对相关文件进行评审，文件评审由文件制定部门组 织进行。评审后的修改同5.1条款。 公司仅对受控文件在更新时予以更换，对列入受控范围的文件，除涉外 北京安泰钢研超硬材料制品有限责任公司 程序文件 文件编号：QP-01 共4页第4页 文件控制程序 第E版 第 0 次修改 业务必须外，严禁以任何形式向发放范围以外的单位和个人提供，当必须提供时, 由提供者提出申请，报总经理或管理者代表批准后方可提供。 5. 4电子媒介的管理使用硬盘、软盘的受控文件，包括图纸、电子文档、作业规程、标准等在 内，须有相应文件的审批手续。 5. 4.2受控文件贮存于硬盘、软盘时，硬、软盘要有标识，说明文件类别。对于 重