ZM0803项目管理规范.docxVIP

第 1 页 共 6 页 文档管理规范及流程 中脉科技集团 ERP 项目 文档管理规范与流程 共 6 页 第 2 页 文档管理规范及流程 文档控制： 密级：机密 版本记录： 日期 2005 年 2 月 18 日 2005 年 2 月 20 日 作者 赵修文 王卫京 版本 V1.0 V1. 1 备注 审阅人: 审 审阅签字 姓名 职位 日期 存档: 拷 拷贝号 地点 备注 目 录 文档控制： 2 一、 文档分类和命名 3 二、 版本管理 3 三、 文档格式要求 3 四、 项目组文档管理规定 4 五、 项目正式文档收发管理流程 5 共 6 页 第 3 页 2、3、4、 文档管理规范及流程 2、 3、 4、 在中脉科技集团 ERP 项目实施过程中，由于项目实施的复杂性、多方人员参加、公司数量多、时间跨 度长等因素，有关需求、建议、方案和会议、问题记录等都必须文档化、标准化，以便查阅和引用。这些 文档伴随着项目实施的各个阶段逐渐充实、完善；与此同时，它们亦记载跟踪了整个实施的过程和成果。 一、 文档分类和命名 电子文档的命名要求是：让人一看到文件名就大概知道文档的内容是什么。文档命名规则为“项目＋ 项目分组＋实施步骤序列号＋文档性质＋版本/文档日期”，举例如下，供参考： 命名示例 命名示例 ZM_HR_0403_E-HR 应用方案_V1.0_050201 ZM_SCM_0304_ 供应链需求调研分析报告 _V1.1_050221 ZM_FM_0501_ 财务最终用户培训计划(帐 表) _V1.0_050203 ZM_0801_ 会 议 通 知 ( 存 货 编 码 讨 论 ) _V1.0_050203 文档性质 E-HR 应用方案 供 应 链 需 求 调 研分析报告 最 终 用 户 培 训 计划 ( 帐表 部 分) 存 货 编 码 讨 论 会议通知 实施阶段序号 项目建设/3 蓝图设计/4 切换准备/1 项目管理/1 项目分组 人力资源 HR 供应链 SCM 财务 FM 总 体 及 项 目 管理 日期版本 V1.0_/050201 V1.1_050221 V1.0_050203 V1.0_050203 项目 中脉 ZM 中脉 ZM 中脉 ZM 中脉 ZM 序号的作用是将文档按照项目实施阶段序时排列，将相同类别的文档放在一起，这样即使所有文档存 放在一个目录，也很容易查找。 当很多人要共享使用很多文档的时候，最怕见到的就是“A.PPT” 、”111.doc”这样没有意义的文件名， 时间长了，谁能回忆的起来或很容易地找到需要的内容？ 二、 版本管理 1 ． 软件有版本的区别，文档也一样。对于每一份文档的版本号管理，以下面的规则为准： 2 ． 创建文档时为 V1.0 版 ； 3 ． 在未经其它人审阅前的内部审阅和修改，版本总号不变、子号递增，如： V1. 1、V1.2； 4 ． 经其它项目组成员的审阅或修改后，则版本号升级，如：从V2.3 到 V3.0； 5 ． 当文档最终确定后，统一提交项目文档管理员存档，若需要修改的须通过变更流程。 在每一份文档的开头，请增加类似这样一个表格说明版本控制的信息： 日期 日期 作者 职务 版本 备注 2000.12.1 张全 1.0 创建文档 2000.12.5 张全 1.1 更新内容并提交客户 2000.12.7 张全 2.0 客户确认 三、 1、 文档格式要求 文档模板位于 OA 平台的“文档管理” “中脉项目文档模板”文件夹内，请各位进行文档编 写时使用统一模板。 页面设置规定：统一使用A4 纸，页边距如下： 文档标题使用加粗二号字、所有文字均统一使用“宋体”五号字； 所有文档都必须增加项目编号、项目名称、文档编号，相关格式如下图所示； 共 6 页 第 4 页 文档管理规范及流程 5、 文档编码的规定：所有文档名前面加上文档编码，文档编码规定如下， 1、2 位为 ZM，代表中 脉项目； 3、4 位为项目分组号， 人力资源为 HR，财务用 FM，供应链用 SCM，办公自动化为