高效会议管理技巧实训.pptVIP

倾听的技巧 点头且微笑 眼神的接触 发出倾听的声音 身体向前倾 重复和总结 必要时做记录 第六十二页，共九十四页。 倾听的误区 别人说话时你在想你自己的事 边听边与自己的不同观点比较 经常打断别人的谈话 为演讲者结束他的演讲 忽略过程只要结果 仅听自己想听或愿听的东西 精力不集中，易被其他东西干扰 第六十三页，共九十四页。 表达感受的两句话 我也有过相同的经历 如果我是你，我跟你感觉一样 第六十四页，共九十四页。 说话技巧 展示 探询 评论 建立 测试理解情况 总结 排除 引进 就程序提出建议 第六十五页，共九十四页。 第七讲 如何对待会议中的意外情况 与“cicada蝉”相遇 与“shark鲨鱼”相遇 与“donkey驴”相遇 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 第六十六页，共九十四页。 会议程序 １．宣布会议开始 ２．核定法定人数 ３．宣读会议程序 ４．宣读有关报告 ５．讨论有关报告 ６．讨论各项议题 ７．作出有关决定 ８．表决有关事项 第三十页，共九十四页。 会议记录 一．原始记录－－速记，快记和录音，录象 完整 简洁 条理清楚 准确 自己看明白就行 第三十一页，共九十四页。 二．整理记录 １．会议主题 ２．会议描述 ３．与会人数 ４．缺席者和缺席原因 ５．用准确措辞记录会议内容 ６．会议结果 ７．其他事项 ８．会议记录整理者签名 ９．会议主席签名 １０．会议记录整理日期 第三十二页，共九十四页。 会议善后 １．将会议上使用的所有文件资料放回原处 ２．整理会场，清还有关器材设备及用品 ３．结算有关费用 ４．整理会议记录并经上司签字后打印成文，分送有关部门有关人员或归档保存 第三十三页，共九十四页。 第三讲 开会前的准备工作 是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作 第三十四页，共九十四页。 如果 已经按惯例每周聚会 会议成本太大 还有比开会更好的方法 没什么特别的事情要讨论 你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题 弄糟） 无需开会的五个如果 第三十五页，共九十四页。 如果 必须把信息同 时传达给很多人 有些事情需要当 众表扬或批评 要让别人参与决 策以集思广益 听取部门汇报工作 给小组委派任务 必须开会的五个如果 第三十六页，共九十四页。 准备工作的作用 选择最恰当的选择方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚的告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突 第三十七页，共九十四页。 会议准备的5W1H法 Why What When Who Where How 第三十八页，共九十四页。 会议准备工作核对单 1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料 2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 第三十九页，共九十四页。 主持人的4个准备 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析 第四十页，共九十四页。 SWOT分析 Strength 优势 Weakness 劣势 Opportunity 机会 Threat 威胁 自身 环境 第四十一页，共九十四页。 第四讲 成功会议的五种策略 如何做开场白 如何分配发言时间 如何掌握议事进度 如何达成决议—决策方式 如何圆满结束会议 第四十二页，共九十四页。 如何做开场白 定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 程序： 概观会议进行程序； 提供与会议有关的资讯； 规范议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。 第四十三页，共九十四页。 如何分配发言时间 主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。 主持人发言最多的原因 对会议的议题特别熟 地位最高而且声音较大 负担较多的行政责任 第四十四页，共九十四页。 如何掌握议事进度 语言方式 非语言方式 第四十五页，共九十四页。 如何达成决议—决策方式 彼德·德鲁克决议法： 用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识 列举