快递收发管理办法.pdfVIP

快递收发管理办法 第一条 目的 为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约成本，确保公司快递、信件的收 发工作能及时、准确、高效的完成，特制定本管理办法。 第二条 适用范围 本管理办法适用于公司全体员工。 第三条 管理职能 （一）公司综合管理中心负责本管理办法的实施和督促。 （二）各部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。 第四条 快递公司的选择 （一）A 类：紧急件、贵重件（如增值税专用发票、证件、贵重物品等）选择顺丰快 递。 （二）B类：普通件（如资料、文件、普通配件等）选择申通快递。 第五条 收发快递流程及注意事项 （一）发件： 1. 按寄件类别选择快递公司。 2. 在前台领取快递单及外包装。 3. 用正楷字用力清晰填写快递单收件方和寄件方详细资料（如收件人、收件人 地址、联系电话，寄件人、寄件人地址等） 。 4. 检查填写是否正确，确保每页快递单内容都能清晰辨认。 5. 选择顺丰快递的，请填写公司月结单号： 010 433 5762 。 6. 月结单号由快递公司电脑识别， 填写数字要分散， 不可重叠以及写连笔数字。 7. 认真填写《快递件收发（签收）登记表》（附件 1），以便日后查询和部门费 用核算。 8. 《快递件收发（签收）登记表》需部门第一负责人签字确认后方可交给前台 （除财务邮寄增值税专用发票以外）。 9. 公司统一发送快递时间： 每日 17:40 ，请务必在 17:30 前将快件放在前台桌子 上。 10. 因私发快递请自行找快递员结算费用，禁止使用公司月结号，如有发现将处 以双倍罚款并通报批评。 11. 公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年） ，便于对账和查询。 （二）收件： 1．因快递员通常都会联系收件人取件，所以公司原则上都由本人收取快递； 2 ．由前台代收的快递将送交本人或放置在收件人工位，如有丢失或损坏代收人 员将不承担任何责任； 3 ．因公收取到付邮件，请务必到前台填写《快递件收发（签收）登记表》并将 快递底单交给前台保管，以便月底结账和部门费用核算； 4 ．因私收取到付邮件，请自行结清费用，禁止使用公司月结号，如有发现将处 以双倍罚款。 第六条 相关人员职责 （一）寄件人应合理、负责地选择快递公司，并准确清晰的填写快递单。 （二）寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查，核查通过后按 快递公司包装要求进行包装。核查内容包括：是否为私人件、是否私自寄送 公司产品（文件）、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否 符合要求等。对于不合格的快递退回发件人，按要求整改好后再予以寄发。 （三）行政部负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确，预审包装是 否合格及快递物品的价值（达到保价额度的应提醒寄件人进行保价寄发） 。 第七条 费用管控 （一）所有发件费均挂到发件部门，每日前台根据快递底单按部门进行登记，月底 前台提供快递单及快递件收发（签收）登记表，并做好费用统计，发件部门 负责人签字确认。 （二）对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交分管副 总经理、总经理确认后报综合管理中心。 （三）综合管理中心对公司整体快递费进行结算。 1. 顺丰快递：每月底核对快递底单，申请月结款； 2. 申通快递：单日使用备用金结算，月底统一开发票； 3. 每月底整理各部门快递费用分摊表，交至财务管理中心。 第八条 遗损件索赔 （一）寄 （收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报 到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。 （二）前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失 / 损坏登记表