会议接待管理.pptVIP

二、会议现场接待服务 4、会场服务 （3）内外联系、传递信息 会议进行中，不是与外界隔绝的，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。 如：有关部门的紧急情况要转达与会者，传递信件、电报、接电话等。 在内外联系、传递信息中，会议工作人员应该注意会议内容的保密，任何保密的会议内容不可泄露出去。 第六十一页，共八十八页。 二、会议现场接待服务 4、会场服务 （4）维持会场秩序 如制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全。会议进行时如发生混乱，会议工作人员要及时制作和调停。特别是重要的密级较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。 第六十二页，共八十八页。 二、任务分析 要做好相关的接站报到工作，首先要弄清会议的内容、会议的时间、与会的领导与嘉宾、与会代表的人数；其次要掌握接站工作的程序、接站的工具准备，了解引导与会代表报到的程序与注意事项；最后，作为职业秘书，接站报到工作要做到有条不紊，任何细节的疏忽都会影响到会议的效果和本企业的形象。 第二十九页，共八十八页。 三、相关知识 会议的接站报到工作是会议中期重要的工作，会议工作人员的言谈举止，能否使与会人员在接站和报到地点得到及时、热情、友好的接待，是否了解本次表彰大会的概况，对会议的效果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会议的接站报到工作，尤其是一些重大的会议，更是要注重会议的接站报到工作。 第三十页，共八十八页。 三、相关知识包括 接站工作 接站的工具准备 引导与会代表报到 做好签到工作 第三十一页，共八十八页。 接站工作 接站工作的主要步骤 ： 1、要有统一的指挥调度系统，掌握与会代表的名单以及飞机、火车、轮船的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并要掌握与会代表的联络方式，拟定《会议代表接站安排表》，注明代表姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达（出发）时间、随行人数、接站司机和车号、接站工作人员、接站领导、接站出发地点和时间。将表格提前发放到接站的工作人员和接站领导手中，由接站的工作人员负责联系。 第三十二页，共八十八页。 2、要备有足够的车辆和接站人员,接站人员每人要有一份与会代表抵达的准确时间表，按分工的线路和时间去接。3、对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或打电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。4、在车站、码头、机场设置接待站，并制作醒目的接站牌或接站条幅，如“天地公司接待处” 第三十三页，共八十八页。 接站的工具准备 先准备好车辆和会议代表到达接站回执，带好接待计划、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，还要有一张急救电话号码表，应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码 第三十四页，共八十八页。 引导与会代表报到 报到是指与会人员在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。热情迎接与会人员、现场运作、合理安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。第一印象很重要，现场报到是大家露面的时候，前来报到的与会人员都是有备而来，每个代表都应该得到最热情周到的服务。欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。 第三十五页，共八十八页。 （一）引导与会代表报到的注意事项如下表所示： 报到的注意事项 负责人 联系方式 处理结果 备注 查验有效证件 报到小组成员业务要熟练 报到人员的分配要合理 指示牌要醒目 备好会议报到须知 食宿安排要留有余地 其它事项 第三十六页，共八十八页。 （二）引导与会代表报到的程序如下： 1、在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。 2、接待人员将预先准备好的文件袋（包括有关会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。 3、向每位代表发放《会议指南》，《会议指南》包括会议日程、会议文件、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、宾馆服务、注意事项等，要尽可能详细、清楚，使与会代表一目了然。 第三十七页，共八十八页。 《会议指南》的主要内容: (1)会议日程安排，包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。 (2)住房安排，包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话，是女性代表、少数民族代表的需注明。 (3)会议分组名单，包括会议代表总人数，各小组人数，各小组组成单位及部门名称，小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。 (4)会议秘书处的组成，包括备会务小组成员名单、住房号及电话。 (5)会议注意事项、作息时间