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文件编号：
公司档案室管理规程 版 次：A/0
页 码： 1 / 6
1.0 目的
加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。
2.0 适用范围
适用于公司档案室的各种档案的管理工作。
3.0 职责
3.1 主管行政公司领导负责外单位（个人）查阅档案的审批。
3.2 行政管理部经理负责公司员工借阅档案的审批。
3.3 档案员职责
1) 档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；
2) 档案资料的交接；
3) 办理档案的借阅、登记、统计；
4) 执行相关保密制度；
5) 档案室设备、设施的管理等。
4.0 工作步骤
4.1 档案资料的确定
4.1.1 凡属下列几类资料均属归档资料：
1) 本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、
合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；
2) 公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；
3) 各部门资料，包括业务、行政管理等材料；
4) 外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来
文及法律法规等；
5) 图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；
6) 其它。
4.2 档案编号
4.2.1 档案分划
为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为八大类（为一级分
类），每一大类下再划分出若干子类（为二、三、四级分类）。具体分划详见《档案分
划编号表》
4.2.2 档案编号
为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进行编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体
编号方法如下：
1）分类图示：
┌─┬─┬─┬─┐
│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│
└┬┴┬┴┬┴┬┘
│ │ │ └─────第四级类，类数 0～99
│ │ │
│ │ └───────第三级类，类数 0～999
│ │
│ └─────────第二级类，类数 0～9
│
└───────────第一级类，类数 0～99
每一编号的具体意义。
2）案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序，开始。
4.3 档案地址确定
4.3.1 档案存放位置利用分类编号来确定。
4.3.2 确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存
放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标
出。
4.3.3 各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。
文件编号：
公司档案室管理规程 版 次：A/0
页 码： 2 / 6
4.3.1 每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。
4.3.5
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