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采购文员实务 主讲：胡光辉 手机： Email： 东莞市裕和教育连锁机构 第一页，共三十三页。 1.什么是采购 采购： 是一种作业活动，是为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动。 其使命，就是完成具体的采购任务；其权力，只能调动采购部的有限资源。 第二页，共三十三页。 2.什么是采购管理 采购管理： 就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。 其使命，是保证整个企业的物资供应；其权力，是可以调动整个企业的资源。 第三页，共三十三页。 3.采购员必备的职业素质 熟悉所购原材料的名称、规格、性能及使用常识。 熟悉企业各部运作流程 数据意识强烈 沟通能力、口才较好 具有高尚的职业道德 第四页，共三十三页。 4.采购管理的目标 3.1保障供应 3.2节省费用 3.3管理好供应链 3.4管理好信息 第五页，共三十三页。 4.1保障供应 3.1.1保证不缺货 3.1.2保证质量 第六页，共三十三页。 4.2节省费用 生产费用 原材料成本 采购费用 进货费用 库存费用 管理费用 资金占用费用 生产总成本 100% 采购总成本 占80% 生产费用 占20% 3.2.1树立系统观念，追求总费用的节省 3.2.2追求库存最小化 第七页，共三十三页。 5.采购作业流程 搜 集 信 息 询 价 比价 议价 供 应 商 评 估 索 样 安 排 订 单 定 购 追 踪 订 单 进 货 验 收 记录 与 档案 维护 确认 采购 需求 对 需求 进行 说明 不符 与退货处理 核 对 发 票 结 案 NO 重购 第八页，共三十三页。 6.采购计划 6.1什么是采购计划 6.2采购计划的分类 6.3编写采购计划的目的 6.4影响采购计划准确性的因素 6.5采购数量计划流程 6.6采购计划表单 第九页，共三十三页。 6.1什么是采购计划 采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况,认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物资采购管理活动所作的预见性安排和部属. 狭义的采购计划是指年度生产计划,即对企业年度内生产经营活动所需采购的各种物料的数量和时间等所做的安排和部属. 第十页，共三十三页。 6.2采购计划的分类 序号 分类依据 内 容 1 计划期长短 年度采购计划、季度采购计划、月度采购计划 2 物资使用方向 生产产品用采购计划、维修用采购计划、基本建设用采购计划、技术改造用采购计划、企业管理用物资采购计划等。 3 物资自然属性 金属材料采购计划、机电产品材料采购计划、非金属材料采购计划 第十一页，共三十三页。 6.3编写采购计划的目的 序号 内 容 1 预计物资需用时间与数量,防止供应中断,影响产销活动. 2 避免物资储存过多,积压资金以及占用仓库空间. 3 配合企业生产计划与资金调度. 4 使采购部门事先准备,选择有利时机购入物资. 5 确定物资耗用标准,以便管制物资采购数量及成本. 第十二页，共三十三页。 6.4影响采购计划准确性的因素 序号 类 别 1 年度营销计划 2 年度生产计划 3 用料清单 4 存量管制卡 5 物料标准成本的设定 6 生产效率 7 价格预期 第十三页，共三十三页。 6.5采购数量计划流程 销售预测 销售计划 生产计划 材料ABC分析 (存量管制卡) 采购政策 与库存政策 月份材料 需求计划 原物料采购 计划、预算表 第十四页，共三十三页。 6.6采购计划表单 材料名称 规 格 单 位 全年采购量 单 价 金 额 1月 2月 3月 … 12月 数量 金额 数量 金额 数量 金额 … 数量 金额 材料采购计划 NO. 日期: 第十五页，共三十三页。 7.供应商管理 7.1供应商关系模式 7.2营造良好的合做关系 7.3对供应商进行扶持 7.4防止供应商进行垄断 第十六页，共三十三页。 7.1供应商调查 供应商基本情况调查 供应商服务质量调查 第十七页，共三十三页。 7.2供应商关系模式 竞争模式 合作模式 第十八页，共三十三页。 7.3营造良好的合作关系 定期对供应商考核 根据考核结果进行奖惩 第十九页，共三十三页。 7.4防止供应商垄断 多找一家供应商 让最终客户(使用者)参与---可以选择其它品牌产品 协商长期合同 第二十页，共三十三页。 8.采购工作三要素 8.1 价格 8.2 交期 8.3 品质 第二十一页，共三十三页。 8.1价格管理 8.1.1采购价格的种类 8.1.2采购价格的调查