办公室管理制度.docx

办公室管理制度 1.0 目的:为维护正常办公秩序，使公司员工有一个好的心情和好的工作环境， 提高员工的办事效率，树立公司形象，也为完善公司的管理体系，特 制订本办法。 2.0 适用范围：公司全体。 权责部门 人力资源行政部：办公室内各项事务的监督与维护。 各外办：各外办办公室事务的监督与维护。 内容： 环境卫生管理： 办公室公共区域卫生由清洁工每日进行整理、打扫和擦拭，保持办公室的干净和整洁。 卫生间使用后应自觉即时冲洗，清洁工定时打扫，做到清洁无异味。 个人及部门使用之电话、电脑、文件栏、办公桌、文件柜等卫生由个人或部门内指定责任人负责，保持物品清洁，资料整齐。 员工离座时间较长时需整理好桌面，关闭电脑电源等。 传真、复印、打印管理： 传真机、复印机、打印机的使用由人力资源行政部负责监督和维护。 各部门传真应及时收取，以免被做为再生纸利用或丢失。 在使用打印机时，如其它人不知道同时点击打印的，请勿将纸张做再生纸利用，应放至文件栏，等打印人来取。 传真、复印、打印后不良之纸张应做再生纸善加利用，涉及机密资料的须用碎纸机粉碎。 凡利用公司传真机、复印机、打印机做私人事情,一经发现，罚款 50 元。 电话管理： 电话使用时应长话短说、简明扼要，即要表达清楚，又要避免长时间占线、严禁打与工作无关的电话。 严禁员工利用传真机打私人长途电话,一经发现罚款 20 元/次，并由该员 工承担当月该座机的全额话费。 办公室员工应熟记各分机号、电话使用人不在时、其他员工应代为转接， 并作记录，及时传达。 午间休息时，由前台文员负责接听电话。 接听电话，应使用礼貌用语，以维护公司形象和展现公司员工个人素质。 文具管理： 员工或部门领用文具，均需填写《个人/部门办公物品登记表》进行管理。 如有故障或自然损耗，均应以旧品换领新品，如有遗失，应由其使用人或部门人员以共摊方式赔偿。 员工异动或离职时，应办理移交办公用品手续。 办公纪律： 爱护电脑设备，严禁私用或从事娱乐活动。 严禁在办公室内吸烟、随地吐痰、乱丢纸屑。 严禁大声喧哗，注意文明礼貌。 午休时禁止玩纸牌、下棋等。 严禁浪费，非重要文件之打印或复印使用再生纸。 联系公务一律由经办人在洽谈室(接待室)内接待，应做到热情、周到、礼貌。 考勤管理： 由行政部监督员工的考勤和作息时间。 具体条文见《考勤管理管理度》。 制服、工号牌管理： 上班期间，由行政部监督员工工衣穿着、工号牌的佩戴情况，严格执行工衣的穿着、工号牌的佩戴之规定。 7.7.2 具体条文见《工服及劳保类物品管理制度》 出入登记管理： 由行政部（前台文员）监督员工填写《员工出入登记表》情况。 如员工外出，未进行自觉登记者，一经发现，罚款10 元/次，主管级以上的人罚款 20 元/次。 节约电力资源管理： 为节约电力资源，凡属自己管辖范围内的空调、风扇、电脑（包括显示器） 等电器设备，下班后，必须关掉以上电器设备。违者，将以罚款 50 元/次处理。 借阅书籍管理 凡借阅书籍者，须在前台登记。借书时间最长不超过一星期，如未看完， 可续借。超过借书期限，而未办理续借手续的,按 1 元/天计。 遗失或损坏书籍者，按书原价赔偿。 附则： 本制度的执行责任人：人力资源行政部行政助理，本制度的监督责任人：人力资源行政部经理。 本制度自批准生效之日起执行。 本制度解释权归人力资源行政部。 相关文件： 《考勤管理制度》 《工服及劳保类物品管理制度》 相关记录： 《个人/部门办公物品登记表》 《员工出入登记表》