公司档案管理制度.docxVIP

公司档案管理制度 第一节档案范围 一、 公司证照（包括营业执照、组织机构代码、税务登记证、开户许可证等） 二、 荣誉证书（包括集团荣誉证书、技术类荣誉证书、个人荣誉证书等） 三、 公司知识产权证书 四、 公司为员工办理的各种证书 五、 合同协议类 六、 各部门工作活动中形成的具有查考利用价值的文件材料（包括公司文件、生 产制造单、检验报告、员工档案、公司参加的重要活动、会议记录、工商局网上 申报的企业年报等） 第二节档案保管制度 一、 档案保管基本原则 1、 公司档案原则上存放于行政部档案室。 2、 归档的档案必须完整，统一存放。 3、 行政部安排专员负责管理公司档案，调动工作时，需清点清楚证照明细。 4、 档案不得随意涂改、拆卷或损毁。 5、 档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的 橱柜和切实可行的档案“八防（防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温， 防虫蛀、防鼠咬）措施。 6、 对受损及纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复、复印和抄录。 7、 所有公司证书均需扫描并形成电子目录后存放到公司档案室。 二、 公司档案室资料管理制度 1、 公司证照以公司为单位分类，将证照原件（营业执照正副本、组织机构 代码正副本、税务登记证正副本、开户许可证、机构信用代码）统一上锁存放。 2、 档案室资料按照个人证书、集团证书、技术证书分类，再按荣誉证书、 知识产权证书、资质资格类证书、合同协议类分类，最后按照获得年份排列编号。 3、 电子档案实行双轨制，电子版及时更新，存档保存。 4、 按照规定年限进行年检或换证。 5、对变更名称、经营范围、住所、法定代表人、注册资金等登记事项的， 公司证件在规定时间内进行变更。 三、档案室资料编号制度 1、 档案编号由12位组成，前两位为公司或个人代码，第三位为档案类别代 码，第四到第七位为年份代码，后五位为当年档案排列序号。 2、 后五位自然编号每年更新从00001开始。 3、 后附代码一览表 代码一览表 前两位 第三位 第四至第七位 后五位 代码 代码释义 代码 代码释义 获得年份 自然编号 x21 X公司 1 荣誉证书 00001 始 2 知识产权证书 3 资质资格类证书 4 合同协议 四、各部门工作活动中形成的具有查考利用价值的文件材料保管制度 （-）保管制度 1、 此类档案保存于各部门，各部门安排专人保管。 2、 纸质版统一上锁保存，电子版存档保存。 3、 光盘、视频等影像资料存储于硬盘（磁盘振列设备）。 （二）保管期限 1、文件材料的保管期间定为永久、长期和短期三种。长期为10年以下，三 年以上。 2、公司档案保管期限的原则 （1） 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价 值的档案，列为永久保管。 （2） 凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有査考利用价值 的文件材料，列为长期保管。 （3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 第三节档案借阅制度 一、 公开性档案允许公司内部人员借阅，秘密性档案只允许当事人借阅。 二、 借阅者要填写《登记表》，经档案管理员批准后，方可借阅。 三、 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理员要定期催还，如需延 长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 四、 借阅人不得剪贴涂改档案字句;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要， 必须经领导批准才能摘抄或复制，违者给予500-5000元罚款。 五、 不准转借，必须专人专用，违者给予500-5000元罚款。 第四节技术档案管理制度 一、 档案管理范围 技术档案管理是在技术研发、工艺调整、生产制造过程中产生的各类记录档 案。技术档案与均在质量管理部办公室处进行存档，档案直接由质量管理部总监 负责。 二、 档案管理内容 1、 档案的建立以及文件资料的提交，由各部门正职领导审核、提交，同时 只有各部门正职领导有权对巳建档文件进行修改、增加。部门正职领导也可根据 具体情况授权相应副职领导对己建档文件进行修改、増加。除部门正副职领导外， 其他任何人员只可在授权的前提下对文件进行查阅，不可修改。 2、 对己建档文件的查阅原则上只允许由部门正副职领导进行查看，查看前 要与生产副总进行申请，确认后在质量管理部总监或总监助理的协助下进行査阅。 如特殊情况，部门正副职也可授权部门其他人员对资料进行查看，然后在质量管 理部总监或总监助理的协助下进行查阅。 3、 对于所有涉及档案资料内容的人员要严格遵守《生产制度汇编》、《公司 保密制度》的文件内容，做好档案资料的保密工作。 三、 档案管理方法 （一）产品配方管理 1、配方通知单分为生产配方通知单和中试生产配方通知单，全部按照要求 的流程进行下发。 2、 配方通知单格式统一，内容包括：具体配方、生产工艺