企业档案管理指引.docx

人力资源实用文档系列（之） 档案管理指引 发放编号： 编 制： 审 核： 批 准： 目 的 维护集团档案资料的完整、系统、安全保密，避免因管理上的疏漏导致文件资料的遗失，给集团 造成不必要的损失。 适用范围 适用于集团总部及项目公司的档案管理。 术语定义 术语 术语 档案 定义 是指集团从过去到现在从事商业开发、房地产开发、商业管理等经营活动中所 形成的对集团和社会有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、光盘、 声像、荣誉实物、证件等不同载体、不同形式的历史记录。 职责权限部门 人力行政中心  职责 组织、统筹档案管理工作，并监督、指导各中心及子公司的档案管理工 作； 逐步完善档案管理体系，确保档案及时、安全、完整和方便使用； 督促协助档案形成部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档 工作； 制定档案保管期限，对已超过保管期限的档案，进行销毁。 指定专/兼职档案管理员负责收集、整理、保管和统计全集团形成的各种 门类和不同载体的档案； 档案管理员 按照文件资料的自然形成规律实行平时立卷（或预立卷），保证归档文 件资料的齐全、完整、准确、系统，便于保管和利用 ； 对公司经营管理活动中有借用文件资料的，应该积极提供利用，做好服 务工作，并办理借用文件资料登记手续和催收工作； 对离职人员借阅档案的归还负责 集团总部各中心 对业务范围内的档案，负责主动收集、分类、整理、立卷成册、移交前 保管、按期移交人力行政中心归档管理； 指定专人对接项目公司对口的专兼职档案管理员，指导其收集、整理、立卷等，并督促做好本线条档案资料的移交工作。 指引说明 人员及库房配置、公共盘管理 项目 项目 人员配置 说明 集团总部档案室、各子公司配备专职/兼职的档案管理员，管理及监督本 层级的各类档案； 对于新成立的子公司，可由行政岗兼任档案管理员。 各职能部门由负责人指定专/兼职档案资料管理员。 档案室配置 集团档案室应配置不少于 80 ㎡档案室（过渡期可按照实际情况调整）。档案室与办公区域分开设置。 公共管理盘 集团设置公共管理盘，所有的档案目录、扫描件应上传到指定的公共盘。 公 管理 共盘由人力行政中心定期备份。 档案归档范围及分类 工作步骤 责任部门 工作内容 输出成果 形成档案 各种文件材料转化成档案的三个条件：已办理完 资料移交清 的条件 毕的、 具有保存价值的、按规定系统整理及编目 册 并移交到档案 部门集中保管，做好交接记录(《资 料移交清册》)。 归档范围 主要的归档文件有：各职能部门根据工作职责形成 的各 种成果性文件，包括董事会文书、证照、公 文、人事管 理文件、设计文件、工程管理、工程 基建文件、营销、 审计、商标、法务、成本管理 等工作形成的文件，以及 各类照片、视频、获奖 实物等。 档案的收集、整理及移交 工作步骤 收集 分类 责任部门经办人员 工作内容 输出成果 档案收集是档案管理的前提，是档案管理的重点工作， 各经办人必须无条件将经办的各类需归档的资料规范整理后按规定的时限移交，任何单位和个人不得无故拖 延或拒绝移交。 文件形成要求：文件应采用耐久性强的书写材料， 如碳 素墨水、黑色签字笔，严禁使用易褪色的圆珠笔、铅笔、 纯蓝墨水、红墨水等。 档案的分类整理：专(兼)职档案管理员把平时收集归档的 零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组 合、排列和编目，使之系统起来。业务档案分类整理原则：最大限度地保持文件之 间的有 机联系，便于保管和利用。 设备档案：按设备性质分类。设备开箱必须有中心/ 项目兼职档案管理员参加负责接收有关技术文件，并 将设备清单目录报备人力行政中心。工程档案：以单项工程为单位，按阶段收集、整理， 以保持一项工程形成文件材料的成套性为原则，使组 成的案卷能反映全过程，图样与实物保持一致。 ? 文书档案：按主题分类。 业务档案：按文件的主要内容有规律地进行归类，类 目体系力求简明、合乎逻辑，并能如实反映部门、项 目业务管理中最主要活动。 声像档案：有照片、光盘、录像带，按载体形式分类。 合同档案：按照合同类别进行分类整理。 ? 实物档案：有奖牌、奖状、证书、证照等，按形式分 类。 整理 档案管理员 档案整理分为组卷与按件整理（不组卷）两种方式。 组 卷要求装订成套，打印页码等；按件整理（不组卷）， 无需装订成套，但与之相关联的文件需装订为一件，例 如：批复与申请、函与复函、正文与附件、正文与处理 单、一册（本）作为一件， 每件右上角要编档号（用铅 笔）。 按文件形成时间的先后顺序排列，保持文件的有机联系。 编号编 档案管理员 编号是对文件快速查找的索引： 目 整理方式 单位 目录 档案号 组卷 卷 案卷目录及卷 所有档号 内 目录 前 加全 按件整理 件 归档文件目录的档案 宗号 （总