信息交流、协商和沟通管理程序.docVIP

PAGE 2 信息交流、协商和沟通管理程序 1 目的 为保持环境信息交流畅通和健康安全的协商与沟通的规范。 2 适用范围 适用于公司内部和外部环境与健康安全等工作的信息交流、协商与沟通的接受、传递和响应的管理工作。 3 职责 3.1 技安环保处负责归口管理公司内、外环境与健康安全信息收集、处理与反馈工作，包括重要环境因素和重大危险源与外界进行信息交流；并管理员工参与协商与沟通的日常工作。 3.2 各单位负责涉及本单位的信息交流、协商与沟通的实施管理。 3.3 员工代表负责与员工相关的职业健康安全信息进行协商与沟通，并参与方针、目标和管理方案的制定与评审，参与健康安全检查和事故调查有关工作。 4 定义 4.1 相关方（环境）：关注组织的环境绩效或受其环境绩效影响的个人或团体。 4.2 相关方（健康安全）：与组织的职业健康安全绩效有关的或受其职业健康安全绩效影响的个人或团体。 5 工作程序 5.1 作业流程见附件 5.2 信息交流 5.2.1 信息分类 5.2.1.1 外部信息 a) 环境与职业健康安全管理有关的法律、法规和标准等信息； b) 上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求等信息； c) 外部的参观、访问或其他媒体对公司有影响的信息； d) 市场信息与顾客、供方等相关方信息； e) 公司管理方针的对外宣传； f) 重要环境因素和重大危险源与外界进行信息交流。 5.2.1.2 内部信息 a) 环境与健康安全管理体系运行情况； b) 有关环境与健康安全法律、法规及其他要求的获取和更新； c) 体系审核、管理评审、外部审核、环境监测、作业现场检测及不符合、事故、事件、纠正与预防措施； d) 公司员工培训与员工健康监护情况； e) 各管理层之间和各岗位之间日常有关环境、健康安全方面的联络、报表及通报； f) 紧急情况信息； g) 重要环境因素和重要危险因素的控制情况； h) 组织机构变化情况； i) 技术改造工程项目等。 5.3 信息收集与传递 5.3.1 公司内部各单位活动产生的信息。 员工—班组长—大组长—部长或厂长—技安环保处—副总经理—总经理 —————————→ ←—————————— 现场源头信息传递方向 决策信息传递方向 图1 一般信息传递路线图示意 5.3.2 相关方的建议和抱怨信息、各相关单位员工的意见等信息收集筛选后传递给技安环保处。 图2 紧急信息与外部信息传递路线图 注： = 1 \* GB3 ①代表异常或紧急信息 = 2 \* GB3 ②代表正常信息 5.4 信息交流与处理 5.4.1 各单位收集到的有关环境与健康安全的信息，用表送到技安环保处后，由技安环保处会同相关部门提出处理意见，返回实施单位处理；按图1所示从右到左传递；实施处理单位将处理结果填入《协商与沟通记录》后送技安环保处，技安环保处对处理结果进行验收，然后登记入各自的信息台帐。 5.4.2 方针、目标指标和管理方案、管理体系运行情况和管理层关于环境与健康安全管理工作的指示要求，由技安环保处协助进行培训教育或宣传等形式传达到各单位和全体员工。 5.4.3 各单位活动产生的紧急信息，应步入直通道传递，现场员工有责任和义务立即用电话、手机等把紧急情况传递给技安环保处，由技安环保处领导迅速赶赴信息原发地点进行紧急处理，以减轻造成的不良影响，并作好记录。 5.4.4 法律、法规及其他要求发生变更时，按《法律法规和其他要求识别与合规性评价管理程序》规定处理。 5.4.5 相关方的建议或抱怨的信息，由收集单位传递到技安环保处，技安环保处应及时反馈，除非特殊情况，一般不超过10天。不允许拒绝回复，并作好记录。 5.4.6 公司各单位员工反映的环境及健康安全意见和建议，按《关于开展合理化建议及持续改进活动管理办法》进行。 5.4.7 公司每年进行的体系审核和管理评审结果，运营管理部应以文件形式下发各单位，并传达到全体员工。 5.4.8 对与相关方有关的重要环境因素及其管理方法，应和相关方就适用的程序和要求进行沟通。 5.4.9 如风险扩至客户或其他外部相关方的场所或控制区域的情况应就此类环境、职业健康安全与外部相关方进行协商。 5.4.10.公司的管理方针和环境与健康安全管理的基本要求，使用《和相关方交流记录》，由有关部门负责传达到相关方（如：供方、合同方和其他外来人员等）。 5.4.11 公司日常行政事务工作按《行政事务管理工作制度》规定执行，公用信息和内部信息处理《信息工作制