基建档案管理办法.docVIP

PAGE 2 基建档案管理办法 1 目的 使公司基本建设工程档案管理工作标准化、规范化和制度化。 2 适用范围 本文件适用于公司基建档案的收集、归档、整理、保管、提供利用、鉴定和销毁过程。 3 职责 3.1公司基建项目主管部门负责项目档案的收集工作，并于项目竣工后一个月之内按照档案处发出的归档通知向档案处进行基建档案的移交归档。 3.2 档案处负责公司基建档案的接收、整理、保管、提供利用和鉴定销毁等工作，并对基建项目主管部门的档案收集和归档工作实行监督、检查、业务指导和考核。 3.3 凡是对项目档案有验收要求的大型基建项目，档案处应全程参与该项目的档案管理相关工作，负责该项目档案的全过程管理。 4 定义 无。 5 工作程序 5.1基建档案的收集 5.1.1 公司基建项目主管部门参照附表1《基建工程项目材料归档范围》收集该项目从立项到竣工阶段的所有应归档材料。 5.2基建档案的归档 5.2.1 档案处每月与基建项目主管部门进行业务沟通，了解公司当月基建项目进展情况，对已竣工或即将竣工的基建项目向基建项目主管部门发出归档通知，并提出具体归档要求。 5.2.2 基建项目主管部门在接到归档通知后，按照通知要求在一个月内完成基建项目档案的归档。 5.2.3 档案移交时，由移交单位填写《移交清单》一式二份。档案处严格按照归档通知和《移交清单》对移交档案进行点验。点验无误后，由双方在《移交清单》上签字盖章，并各自留存一份。 5.2.4 对于存在不完整、不准确、不系统等缺陷的移交档案，公司档案处有权拒绝接收。 5.3 档案处对于接收的基建档案，按项目进行分类管理，其整理和保管参照《公司科学技术档案的建档要求》执行。 5.4 基建档案的提供利用按照公司《档案借阅制度》执行。 5.5 基建档案的鉴定和销毁按照公司《档案的鉴定和销毁制度》执行。 6 相关文件 6.1 《公司科学技术档案的建档要求》 6.2 《档案借阅制度》 6.3 《档案的鉴定和销毁制度》 7 管理记录 7.1 《移交清单》 8工作流程 附表1 基建工程项目材料归档范围 序号 内 容 保管期限 分类号 1 基建工程项目档案目录 永久 00 2 基建工程项目档案分类编号表 永久 00 3 基建工程项目档案形成简历表 永久 00 4 基建工程项目档案鉴定表 永久 00 5 工程项目简介 永久 00 6 上级下达的设计任务书、指示、决议 永久 01 7 计划任务书及审批文件 永久 01 8 选厂（扩建）调查材料 永久 02 9 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久 02 10 重要协议、合同 永久 06 11 建设项目勘察、设计、施工、设备制造、安装的招标文件（标底、公证材料、投票结果等） 永久 07 12 委托工程监理的相关文件 永久 08 13 可行性研究报告、方案论证 永久 02 14 地质勘测、水文气象自然资源调查材料 永久 02 15 地形测量 永久 03 16 专业设计依据文件 永久 04 序号 内容 保管期限 分类号 17 环境保护、工业卫生 永久 15、25 18 人防工程 永久 16、26 19 设计意见书 永久 02 20 说明书、计算书、概算、预算、决算 长期 05、17、27、31、41 21 总论、总图、运输部分、经济分析 永久 11、21 22 工艺 永久 12、22 23 土建 永久 13、23 24 公用工程（水、暖、热、电专业） 永久 14、24 25 主要设备（标准及非标设备） 长久 18、28 26 主要材料汇总表 长期 18、28 27 总图及交通运输部分 长期 32 28 工艺平面布置图、工艺流程图 长期 33、43 29 上建建筑结构图 长期 34、44 30 供排水图 长期 35、45 31 采暖通风图 长期 36、46 32 动力管道图（动力站、室内外动力管网） 长期 37、47 33 电气动力图（强电、弱电、自控） 长期 38、48 34 厂区、福利区总平面图 永久 42 35 全厂性管道网络图 永久 42 36 隐蔽工程记录 永久 41 37 工程设计总结、综合专业设计文件 长期 31 38 建设、设计、施工单位签定的协议合同、施工许可证 长期 41 39 开工报告及批复文件 长期 41 40 定位放线操平记录 长期 41 41 工程业务联系单（核定单、材料代用单、修改设计通知单、基建会议记录、备忘录）等文件 长期 41 42 重要材料出厂合格证 长期 41 43 施工原始记录 长期 41 44 重大质量事故处理结论 永久 41 45 设备配备及安装质量表 长期 41 46 施工日记 短期 41 47 未完工明细表 长期 41 48 工程质量鉴定、交工验收证明书 永久 41 49 工程竣工决算书及审核