文书档案管理办法.docVIP

PAGE 2 文书档案管理办法 1 目的 使公司文书档案管理工作标准化、规范化和制度化。 2 适用范围 本文件适用于公司文书档案的收集、整理、鉴定、归档和销毁过程。 3 职责 3.1 档案处负责公司文件资料的分类、立卷、整理、保管和提供利用，并对归档工作实行监督、检查、业务指导和考核。 3.2 公司办公室负责对各类文件资料进行收集，并向档案处移交。 4 定义 4.1 文书档案指在党群工作、行政管理和生产技术管理活动中形成的具有一定的保存价值的文件材料。 5工作程序 5.1 归档范围 5.1.1 文书档案归档范围详见WJ 2533—99《文书档案的建档要求》第5.2.1.5条档案分类表的“内容”栏。 5.2文书档案的归档和管理 5.2.1公司归档的文书材料应完整、真实反映本单位的情况和历史。 5.2.2归档的文书材料应字迹工整，书写规范。一般不用复印件代替原件归档。 5.2.3由公司办公室负责收集当年总经理办公会记录、党委会记录、董事会记录、董事会决议和董事会会议资料；由人力资源部负责收集整理当年职工调动介绍信、大中专毕业生报到证、技工学校毕业生报到证、复员转业退伍军人安置介绍信、年度劳动工资和劳动保障统计报表；由运营管理部负责收集整理统计年报表；由财务部负责收集整理财务决算报表；由党群工作部负责收集整理党员关系介绍信、党内统计年报表；由档案处负责收集整理档案统计年报表；由工会负责收集整理职代会资料、光荣册；由品质部负责收集整理季度质量报表、军民品质量季度报表、工业企业质量季度指标；除财务决算报表之外的所有资料均由形成单位于次年三月前向公司办公室进行移交，公司办公室负责向各单位催收，并将收集完备的资料于次年四月前向档案处移交。档案处负责按WJ 2533—99《兵器工业文书档案的建档要求》中相关规定负责公司文件资料的分类、立卷、收集、整理、保管和提供利用，并对归档工作实行监督、检查、业务指导和考核。 5.2.4外来文字资料由公司办公室负责按《外来文件登记簿》内容进行清理，公司自制文件由公司办公室按《自制文件登记簿》内容进行清理，并于次年四月前向档案处进行移交。 5.2.5生产制造部负责将当年的工伤档案收集整理成册,并将整理完善的资料于次年二月前向档案处进行移交。 5.2.6 公司运营管理部负责将当年的各类合同档案整理成册,保管三年后向档案处进行移交。 5.2.7 5.2.8文件资料向档案处进行移交时，由各移交单位填写《移交清单》一式两份，交接双方在《移交清单》上签字后各保存一份。 5.3文书档案的借阅 5.3.1文书档案的借、查阅详见OA网上的《档案借阅制度》，档案资料借、查阅严格按该制度执行 5.4文书档案的鉴定和销毁 5.4 5.4 5.4 5.4 6 相关文件 6.1 《文书档案的建档要求》 7 管理记录 7.1《移交清单》 7.2《销毁清单》 8工作流程