秘书实务之沟通技巧.ppt

* 秘 书 沟 通 基 础 * 第三节　横向沟通和纵向沟通 一、横向沟通（考点） 横向沟通又称为平行沟通，体现为部门之间和员 工之间的沟通。 1.横向沟通的目标与形式 横向沟通的目标是为共同的目标合作， 减少摩擦，有效保证组织实现整体的目标。 第五十九页，共九十七页。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 横向沟通在组织中采取的形式有： 部门会议 协调会议 员工面谈 备忘录 主题报告 例行的培训 第六十页，共九十七页。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 2.横向沟通中的障碍 本位主义 短视现象 组织结构中存在偏见 员工性格知识水平存在差异 对某些政策的认识不明确。 第六十一页，共九十七页。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 3.横向沟通的策略 建议使用有针对性的沟通方式，召开大会介绍公司的规划力陈部门协调配合的利弊，提出员工应该思考的问题。 建议树立内部客户的观念，象对外部客户一样耐心讲解公司政策和与其结果。 建议各方耐心倾听。 建议各方采取换位思考方式想问题。 第六十二页，共九十七页。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 二、纵向沟通 （一）纵向沟通的类型和形式 纵向沟通包括：自上而下的沟通(纵向沟通的主体) 自下而上的沟通(纵向沟通的关键) 1.下行沟通及其表现形式 下行沟通是指上级作为信息发 布者对下属进行 的一种沟通形式。 下行沟通是纵向沟通的主体。 秘书是其沟通的枢纽与中介。 第六十三页，共九十七页。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 向下沟通一直是管理沟通的主体。 下行沟通渠道的畅通就会营造和谐的工作氛围。因而秘书的职责就是引导员工了解公司的政策、战略发展、经营变化等。 第六十四页，共九十七页。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 2.下行沟通的目标和任务 让员工知晓公司的重大活动； 显示企业对员工的重视态度； 明确员工在企业里的职责、成就和地位； 掌握员工在企业里的福利待遇； 了解有关的社会活动等对企业的影响； 了解企业对社会福利文化发展等所作的贡献； 让员工家属了解企业增强凝聚力； 让心来的员工了解企业发展的轨迹； 让员工了解不同部门开展的活动； 鼓励员工在企业的媒体上发表自己的观点； 建立外界了解企业发展的窗口。 第六十五页，共九十七页。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 3.下行沟通的渠道和载体形式 (1)下行沟通的载体主要有：备忘录、指令、政策、决定、通告、面试、会议、演示等。 (2)下行沟通采用的介质： 书面类：指南、声明、公司政策、通告、报告、 函件、备忘录等。 面谈类：口头指示、谈话、电话指示、广播、 各种会议、小组演示等。 电子类：闭路电讯系统、新闻广播、电话会议、 传真、电子邮件等。 第六十六页，共九十七页。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 4.上行沟通及其表现形式 （1）上行沟通即自下而上由下属主动发送信息给上司的沟通形式。 （2）上行沟通可以达到管理控制的目的， 是纵向沟通的关键。 因而企业应建立一条让管理者听取员工意见、建 议的通路。 第六十七页，共九十七页。 * 秘 书 沟 通 基 础 * 5.上行沟通的作用 （1）提供员工参与的机会； （2）减少员工应不能理解下达的信息而造成的损失； （3）营造民主式管理文化，提高企业创新能力； （4）缓解工作压力。 有效的上行沟通与组织环境、工作氛围直接相关， 努力形成和谐的工作氛围是秘书沟通工作的重要内 容。 第六十八页，共九十七页。 医学领域的认识差异 刮痧是影片的主题，也是引发影片人物冲突的导火索，这种疗法在中国民间很常见，是中国传统的自然疗法之一。我们中国人都知道，刮痧确实能够治愈一些常见病，提高身体抵抗力，在中国，不论寻常百姓家、中医诊所或一些养生会馆，刮痧疗法都被普遍接受和推崇。 第二十七页，共九十七页。 但是，这种疗法到了美国，治疗产生的血痕就成了大同对孩子施以暴力的罪证，造成大同被诉诸公堂，差点失去孩子的监护权。 第二十八页，共九十七页。 思维方式的不同 东方人传统的思维方式，不是通过归纳推理，演绎推导，而是基于事实。凭借已有的经验和知识，对客观事物的本质及其规律性加以识别、理解和进行整体判断。与直观思维方式相联系，东方人认识世界的方式是体知而不是认知。 西方人更加注重“对于现实的分析”，及眼见为实，而对于科学理论则报以实验的态度，即以解剖学为基础的西医理论，注重于表相，实在的构成。 第二十九页，共九十七页。 教育方式的不同