你有一半时间浪费在开会,时间关管理.ppt

摘录自天下杂志11/01封面故事 有没有发现？ 你有一半的时间都浪费在…… 开会？！ 第一页，共三十四页。 盘点你的会议成本 算算看，你一周内总共： 开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？ 因为开会Delay多少工作？ 第二页，共三十四页。 为什么要开会？ 第三页，共三十四页。 开会让你… 小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理 但开会也让你… 工作时间被分割 人多口杂，讨论耗时 晚上加班 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人发言比自己开口多 Delay重要工作或客户 第四页，共三十四页。 开会有什么意义？ 一家公司的开会效率与执行 　　　决定了企业的竞争力 第五页，共三十四页。 每个人都在开会， 但如何才能开好会？ 第六页，共三十四页。 为什么有这么多会要开？ 现代企业随时编织、任务导向，因此会议愈来愈重要 但会议却占据了企业活动大部分的精华时间 台湾人工作时数全世界最长，开好会对台湾企业更显重要 ◎Net Meeting調查結果：美國上班族 每週平均參加十個會議 約占每週工作時間一到一天半 經理人每週有一半以上時間在開會 57%的上班族開會前心情緊張 上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的 第七页，共三十四页。 靠开会也可以赚钱 日产汽车靠著有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本， 未来三年预计还可省下三百亿日圆 所以，有效开会，稳赚不赔！ 精准计算会议成本： 会 议 成 本=人数 x 时间 x 薪资单价 会议报酬率=会议成本：会议效益 第八页，共三十四页。 现在最Hot 的开会方式 产品周期愈来愈短，开会需求也愈来愈随机~~ 主流一：行动会议 只要有需要，到处都可以开会 办公家具可随时调整成会议场合以满足会议需求 主流二：虚拟会议 利用电话进行跨国会议 利用虚拟视讯，打破会议的时空限制 New! New! 第九页，共三十四页。 现在最In的动脑会议守则 『因为没有人像每一个人一样聪明』，所以： 一、不要想过头 二、脑袋大接力 三、给自己海阔天空的发想 四、保持动脑不断电 ※贴在惠普动脑会议墙上的动脑原则 第十页，共三十四页。 别人怎么开会？ 第十一页，共三十四页。 IBM怎么开会？ 实例：IBM 网上预约会议室 与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久 正式会议 会议时间延长，会出现警示音提醒 　在全球化的竞争下，一家公司会不会开会， 决定了公司的竞争优势 效率 效率 效率 第十二页，共三十四页。 CEO怎么开会？ 鸿海精密˙郭台铭： 会议条列，会後贯彻执行 会议法宝：白报纸+海报架 会议要诀：一条一条写下再明确 不过，更不会有模糊的争议空间。 So-net ˙李岳奇： 关键在最後十分钟 会议法宝：笔记型电脑 会议要诀：会议结束最後十分钟，纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目，并一结束同步发送给与会者。 第十三页，共三十四页。 CEO怎么开会？ 联强国际总裁˙杜书伍： 利用视讯随时参与国内外正在举行的会议 中国商银总经理˙蔡友才： 不预设立场鼓励发言，会议结束前总结并决议 奥美广告前董事长˙庄淑芬： 大人吃糖闭嘴，避免扼杀创意 智邦科技副总经理˙林子超： 圆形会议室，鼓励「没大没小」 麦肯锡副董事˙林绍婷 每一位员工都有表达不同意见的义务 第十四页，共三十四页。 运筹广告怎么开会？ 『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂 会议前置： 测试简报系统运作 会议开始： 报告背景 (Briefing) 动脑时间 (40分钟是脑力激汤的上限) 中场休息 (整理并挑出几个值得讨论的idea) 最後讨论，去芜存菁 会议结束 第十五页，共三十四页。 宝侨家品怎么开会？ 「议後速决，决後速行」~PG 事前议程规划清楚 利用资讯系统开跨国会议 会议主持人开宗明义说明结论与议程 把事情说清楚，Alliance！ 申请一个专案网路空间，将资料归档 开设「会议」档，决议内容、执行人、执行日清清楚楚 事後纪录明白，会议记录成为行动方案 第十六页，共三十四页。 日本人怎么开会？ 第十七页，共三十四页。 日本大肆展开会议革命 会议目的：节省成本、加快决策速度、更有创意 会议革命： 1. 废除不必要的会议 2. 排除不需与会的主管 3