档案知识讲座.pptVIP

责任者的录入 文件的责任者，即文件的内容进行创造并负责任的团体或个人。填写应注意以下几个问题： （1）应填写正式署名者和主要责任者，即以谁的名义行文谁就是责任者。有关单位行文印发的领导讲话，填写行文印发的单位，未正式行文印发的领导讲话，填写“讲话者”本人； （2）单位责任者应填写单位全称，若全称太长则应填写不会误解的通用简称。 （3）责任者较多时，可只填写主要责任者，其余用“等”字代替。 （4）文件示署责任者或责任者有误时，应考证后填与，并加[ ]，证据不足时，在其后加“？”。如[清江公司？] 第二十八页，共四十六页。 文件日期、备注及附件的填写 文件日期即文件的形成日期，也就是落款日期。文件没有日期的要考证清楚后填 入此项。一般公文填发文时间；会议决定或法规文件；填通过或批准、公布日期；合同、协义等填签署时间；报表、计划、规划等可填编制时间。 备注，留待对卷内文件变化时作说明之用，有变化情况就如实填写，无变化情况空着不填。 文件后附有附件的，应填写清楚所有附件的题名 第二十九页，共四十六页。 2.1.3文件的装订 归档文件应按件装订。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在