中铁电化运管公司员工工作证管理办法.docx

2 - 1 - 中铁电化运管公司员工工作证管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范公司员工工作证管理、使用，进一步促进员工工作证管理的制度化、规范化，提高公司整体形象，确保公司安全生产及管理秩序的正常运行，结合公司实际，特制定本办法。 第二条 填发范围：与公司形成劳动合同关系的劳动用工人员，及公司使用的非劳动用工人员。 第三条 公司人力资源部及各直属处、段人劳科（以下简称“人劳部门”）是员工工作证管理的归口部门，负责本单位员工工作证填发、回收、注销等日常管理工作。 第四条 员工工作证填发主要包括新发、补发、换发三种情况，新发适用于新入职及公司外单位调入员工；补发适用于因个人原因造成工作证无法使用，经批准后予以补发的员工；换发适用于工作证到期、公司其他单位调入或岗位变动需换证的员工。 第二章 填发程序及要求 第五条 填发程序 （一）各单位人劳部门办理员工工作证填发之前，须填写“XXX单位工作证填发审批表、XX单位员工工作证填发名册”（见附件1）报公司人力资源部审核，经公司人力资源部批准同意后，方可办理。审批后办理期为一个月，超过办理期限的需重新提交申请； （二）员工工作证印刷完成后，统一上报公司人力资源部加盖钢印和工作证专用章后，即可发放； （三）发放时，员工本人须在“员工工作证填发名册”上签字后，方可领取。换发工作证的员工须同时交还旧证。 第六条 填写要求 （一）照片 工作证照片须为近期一寸红底正面免冠照片，将照片白边剪掉后粘贴在工作证芯右上角照片处。 （二）工作证芯内容填写要求 1.单位名称：在左下角“中铁电气化铁路运营管理有限公司”字样的下方填写，填写内容为“****维管处（段）”全称； 2.姓名：以身份证为准； 3.出生年月：填****年**月； 4.职别：按现有职务、职名填写； 5.发证单位：统一填写为“中铁电化运管公司”； 6.工作证编号：各单位按照《运管公司工作证编号代码表》（见附件2）对应进行编号； 7.填发日期：按劳动合同生效期内实际办理工作证日期填写； 8.有效期限：起始日期为工作证填发日期，终止日期为劳动合同终止日期，对于签订无固定期限合同员工的工作证以5年为周期管理； 9.字体统一为宋体小四号字。 第三章 日常管理 第七条 日常管理 （一）工作证管理台账 各单位人劳部门须建立员工工作证管理台账，应包含但不限于以下内容：员工姓名、性别、出生年月、职务（岗位）、证件编号、填发日期、有效期限、发证原因（如：新发、补发、换发等）、回收注销情况、单位承办人、备注等。工作证管理台账须与本单位员工信息台账、劳动合同台账对应。 （二）工作证离职、调转管理 1.员工离职时应及时交回工作证，未交回工作证的应交回200元工本费，由人劳部门出具通知交财务部门办理收款手续。员工离职后应及时更新相关台账，并发文注销相关证件。 2.员工在公司内部单位调动时，可持原证及原单位注销通知到调入单位人劳部门申请换发，如无原单位工作证的经调入单位人劳部门核实无误后纳入初次填发办理；员工调出单位的由人劳部门及时发文注销。 （三）工作证换发 各单位人力资源部门应建立并完善员工工作证填发台账，及时通知员工换发证件并填写“XX单位员工工作证填发名册”，员工根据通知将换证所需资料交人劳部门，人劳部门按本办法第五条规定程序在30日内为员工办理换发工作证业务。办好后员工凭旧证换领新证，旧证由人劳部门收回并保存1年后销毁。 工作证自然到期的于到期前60日内通知员工换发，岗位变化的每季度集中办理一次。 （四）工作证补发 员工因不慎将工作证损坏或遗失，可申请补办，补办需缴纳工本费50元，具体按下列程序操作，员工本人填写“工作证补办申请表”（见附件3），各单位人劳部门审批后出具收费通知，员工到财务部门交款并将财务部门签认的“工作证补办申请表”交回人劳部门，人劳部门填写“XX单位员工工作证填发名册”报公司人力资源部。 各单位人劳部门收到员工申请后，应及时发文注销相关工作证，补发后应及时发文公布新工作证信息，启用相关证件。 （五）工作证编号规则 1.各单位按照“运管公司工作证编号代码表”（见附件2）对应进行编号；每位员工的工作证编号必须是唯一的，已启用的工作证编号不得重复使用。 2.各单位如有新机构增加，新机构工作证编号按成立时间先后或单位名称首字母顺序顺延。 3.员工解除(终止)劳动合同、调离本单位或因遗失、损毁等原因需注销的，人劳部门应及时发文予以注销，并在工作证管理台账中进行登记。 4.原工作证尚在有效期内的可按照新办法进行编码待继续使用至终止期后更换新编码使用。 第八条 员工须妥善保管工作证（上班期间应随身携带），不得转借和涂改，遗失须立即向填发部门报告。 第九条 员工违反工作证使用规定，给公司造成不良影响的，对当事人视情节轻