备用金管理办法(1).docx

国际工程公司财务管理制度之——《备用金管理制度》 PAGE PAGE6 / NUMPAGES6 备用金管理制度 1.目的 为了规范和加强西北电建国际工程公司（以下简称“公司”）个人备用金及工程项目备用金的管理与使用，防范资金风险，提高资金运作效益，结合国际公司实际，特制定本制度。 2.适用范围 本制度适用国际公司本部及所属各工程项目部。 3.定义 本制度所指个人备用金是指预支给内部员工备作差旅费、零星采购、零星开支等用途的款项。 本制度所指项目备用金是指公司所属工程项目部为满足其日常生产经营需要而借支备作差旅费、零星采购、零星开支等用途的周转性资金。 4.管理原则 备用金管理应遵循“预算借支、专款专用、清理及时”的原则。 5.管理职责 5.1 主管领导负责对备用金借款额度的审批。 5.2 借款人负责备用金的使用、保管、核销。 5.3 财务部负责备用金的支付、报销审核、清理。 6.个人备用金的管理 6.1 个人因工作需要，确需借用备用金的，填写《借款单》，经部门负责人审核签字后，报主管领导审批。 6.2 财务部根据审批完备的《借款单》支付资金给借款人，并及时入账。 6.3 借款人业务完成后，一周内需及时到财务部冲销备用金。 6.4 长期频繁借支备用金的，可核定备用金定额，待借款人岗位变化且无需频繁借支时予以清理。 7.项目部备用金管理 7.1 工程项目部成立后，若采取报账制方式，项目部必须指定专人进行备用金的管理。 7.2 项目部备用金管理人，原则应为公司正式职工，其负责项目部备用金的借支、费用报销、资金安全、余额清理等工作。 7.3 备用金借支额度由项目部提出申请，财务部进行核准。 7.4备用金只能用于项目部日常所需资金周转，不得出借或用于其它用途。 7.5 项目部不得直接使用备用金购买固定资产或支付零星工程款，确因路途遥远或工程需要等，可向本部另行申请备用金款项，说明资金用途，履行完固定资产购置或工程款拨付审批程序后，报财务部作为专项备用金拨付。 7.6备用金管理人员不得同时兼做记账报销人员，做到账款分离，并定期与记账人员对账，保证备用金收支核对无误。 7.7 记账人员应及时登记每笔备用金开支，填制《记账凭证》，登记《项目费用报销明细表》（见附表），并于每月20日对本月费用明细进行汇总，编制《项目费用报销汇总表》（见附表），与凭证一起带回财务部进行核销。 7.8 项目备用金管理人员因岗位调动、离职、或项目结束等原因，无法继续履行该项目备用金管理责任时，项目备用金管理人员应及时报销未处理票据，并清理备用金。项目部重新指定备用金管理人员。 8.国外项目部备用金管理 8.1 国外项目部备用金的一般性管理遵循本制度第7条规定。 8.2 国外项目部以人民币为记账本位币借支备用金，备用金管理人员自行去银行兑换所需外币，并保留原始兑换单据，及时登记《项目备用金对账表》（见附表）。 8.3 国外项目部记账人员应及时登记每笔备用金开支，填制《记账凭证》，同时按上月20日中国人民银行所公布的外汇牌价的中间价折算人民币，登记《项目费用报销明细表》。每月20日为备用金报表日，记账人员根据明细表编制《项目费用报销汇总表》、《项目备用金对账表》。备用金所有附表经项目负责人、记账人员、备用金管理人员签字扫描后报财务部核销入账。 8.4 国外项目部备用金余额与公司账面余额差，做汇兑损益处理。 8.5 项目部所开支的备用金原始单据，应按备用金开支明细表按月整理成册，回国交财务部审核备案，不合乎报销规定的原始单据，及时通知项目部后，予以调账。 9.罚则 9.1 备用金管理人应严格按照本制度认真管理、使用备用金。及时对账报账，因工作失误资金短缺将从次月本人工资中扣减。 9.2 备用金管理人不遵照本制度，给公司造成经济损失无法追回，应担负经济赔偿责任，其上一级领导负有连带赔偿责任。触犯刑律的应移交司法机关处理。 10.附则 10.1 本制度由公司财务部制定、解释和修改。 10.2 本制度自2013年7月1日起施行。如有与本制度相抵触的其他规定，以本制度为准。 10.3 附表如下