现代职业秘书实务第一章绪论.ppt

* * 现代职业秘书实务 第一页，共二十一页。 21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列 《现代职业秘书实务》，谭一平编著，北京：中国人民大学出版社，2007年7月第1版（21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列） 谭一平 第二页，共二十一页。 目 录 第一章 绪论 第二章 秘书的基本条件 第三章 秘书的工作知识 第四章 秘书的社会常识 第五章 人际关系 第六章 交流沟通 第七章 上司办公室的管理 第八章 接打电话 第九章 接待客人 第十章 信息工作 第十一章 上司的日程安排 第十二章 会务工作 第十三章 文书工作 第十四章 档案管理工作 第十五章 上司出差前后的工作 第十六章 办公自动化 第十七章 其他工作 第三页，共二十一页。 第一章 绪论 第四页，共二十一页。 秘书是为上司(即秘书的直接领导，本书下同)而存在的。由于行业和职位的不同，“上司”们的工作千差万别，但他们工作的本质是一样的，那就是“决策”。 为了让领导人的决策做到科学而又及时，就必须为他们创造一个良好的决策环境。就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种专门从事为领导人创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。 第一节 秘书的含义 第五页，共二十一页。 第二节 秘书的分类 在我国大多数企业中，秘书们之间的分工似乎都不是十分明确，而且秘书负责的工作范围也很宽，所以，给秘书分类也只能是勾勒出一个大致的轮廓。 日本著名学者田中笃子在其《秘书的理论与实践》一书中将秘书的日常工作分为四个层次，并称之为“钻石图”(见下图)： 第六页，共二十一页。 知识链接 《秘书的理论与实践(引进版)》 作者：(日本)田中篤子，译者：谭一平，高等教育出版社 (2004-06出版) 第七页，共二十一页。 中译本序言 亲爱的中国读者：你们好！拙著《秘书的理论与实践》这次能在贵国翻译出版，本人感到非常之荣幸！本人从1973年开始研究秘书理论并着手准备写这本书，日本的法律文化出版社在1977年第一次以现在的形式正式出版了本书。为了形成有自己特色的“秘书学”，我对本书进行了多次修订，现已成为一些日本大学选用的教材。因此，本书在中国翻译出版后，如果也能选作培养青年学生的教材，我将非常高兴。本人一直对中国人民和文化怀有深深的敬意。最早的文字都是由秘书记录下来的，翻开秘书的历史，文字的载体经历了黏土、纸莎草（papyrus）和羊皮纸等形式，直到中国发明了纸。才真正实现了文字载体的飞跃；一想到中国有如此悠久的文明，我的敬佩之情油然而生。我们日本受中国文化的恩泽实在太多了！本人在年轻的时候也从事过秘书（或者称之为上司的助理）的工作，深知这是一种需要具备相当亲和力和忍耐力的职业，但是，无论计算机如何普及，作为秘书都需要掌握一些基本的技能，这一点在全世界都是一样的。由于中日两国文化有长期的交流，在现在的日本语中还使用相当多的汉字，两国文化同属汉字圈，因此，我确信中国的读者能充分理解本书的内容。这本书当初就是为那些迎接国际化挑战的秘书而写的，我相信本书对同样面临国际化挑战的中国秘书有一定的帮助。最后，当本书在中国出版发行之际，我要对中国的高等教育出版社、日本的法律文化出版社和为翻译本书付出辛勤劳动的谭一平先生表示衷心的感谢！ 第八页，共二十一页。 秘书工作“钻石图” 第九页，共二十一页。 “钻石图”图解 “钻石图”中的 a部分工作是指参与企业经营决策、协调与各方面的关系和负责秘书部门的管理等工作； b部分工作包括上司办公室的管理、负责文件起草、信息收集、日程管理、上司出差准备等工作； c部分工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮件等工作； d部分工作主要足负责办公用品管理、安检、卫生等行政后勤工作。 第十页，共二十一页。 第三节 秘书的起源与现代意义秘书的诞生 一、我国古代秘书的起源 我国的秘书工作到底起源于什么时候，目前学术界似乎还没有定论，从秘书的职责是辅助领导的工作这个意义上来说，早在人类还处于原始部落的时代秘书就已经诞生了。 第十一页，共二十一页。 二、现代意义秘书的诞生 作为一种正式的社会职业，现代意义上的秘书是在发明打字机之后才正式形成的。 1714年亨利·米尔（Henry Mill） 第十二页，共二十一页。 打字机的出现再加上速记法的改进，大大提高了办公室的工作效率。秘书要能够用速记将上司口述的指示，迅速用打字机打出来，形成正式的文件，这逐渐成为欧美国家雇佣秘书的首要条件。 第十三页，共二十一页。 知识链接 键盘非常悠久，早在1714年，就开始相继有英、美、法、意、瑞士等国家的人发明了各种形式的打字机，最早的键盘就是那个时候用在那些技术还不成熟的打字机上的。直到186